Sekretær til staben på Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning
fuldtid
Sekretær til staben på Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning
Alsidig sekretær søges til staben på Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning
Har du lyst til at være den kollega, der får hverdagen til at glide for en masse passionerede og travle forskere og undervisere, og har du en bred administrativ profil, så har vi et job, der måske passer til dig.
Om os
På Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning (IGN) forskes og undervises der i samfundets bæredygtige udvikling og en øget forståelse af samspillet mellem natur, samfund og menneske. Instituttet har syv faglige sektioner, Skovskolen i Nødebo og en stab, der løser nære opgaver inden for administration og service. Stabsteamet servicerer på tværs af instituttet, der er fordelt på tre forskellige adresser. Du vil få dine hovedopgaver i lokalerne på Frederiksberg, særlig tilknyttet forskning og undervisning inden for landskabsarkitektur og -planlægning. Vi søger en sekretær med tiltrædelse 14.8.2025 eller snarest derefter.
Arbejdsopgaver
Du får en central rolle for de faglige medarbejdere i sektionerne, som du understøtter ved at løse en bred vifte af administrative og praktiske opgaver. I Det daglige arbejde kan det omfatte:
I hverdagen koordinerer og prioriterer du dine opgaver i samarbejde med de andre administrative medarbejdere i staben og med sektionernes ledere. IGN’s administrationschef vil, som din nærmest leder, sikre de overordnede prioriteringer af stabens ressourcer, opgavemængde og koordinering på tværs. Herunder udvikling og implementering af fælles procedurer og værktøjer, samt teamets og den enkeltes kompetenceudvikling.
Universitetsverdenen er under stadig forandring. Vores arbejde påvirkes derfor ofte af nye politikker, ny lovgivning, nye IT-systemer og nye strategiske prioriteringer, som gør, at vi løbende tilpasser vores arbejde til nye behov hos vores forskere, undervisere og studerende. Vi rykker rundt, justerer opgavefordelingen og udvikler vores kompetencer for at kunne understøtte instituttet bedst muligt.
På hele instituttet prioriterer vi et godt kollegialt samarbejde, en uhøjtidelig omgangstone og lidt gode grin i hverdagen, og vi arbejder for høje professionelle standarder i vores adfærd og opgaveløsning.
Om dig
Det allervigtigste er, at du trives med en bred vifte af opgaver i arbejdet, hvor to dage sjældent er ens, og hvor dine opgaver ikke altid er kendte, når du møder ind. Du er proaktiv og dygtig til at planlægge og kan håndtere mikset mellem faste opgaver og ad-hoc opgaver. Du er god til at kommunikere med forskellige typer af mennesker på tværs af organisationen og får energi af at hjælpe de mange kollegaer, der har brug for din hjælp.
Du er god til og kan lide at samarbejde, da løsninger ofte findes i samarbejde med kollegaer i staben.
Du er kontoruddannet med en bred administrativ profil, gerne inden for offentlig administration, men det er ikke et krav. Det er derimod nødvendigt at du:
Læs mere om instituttet på www.ign.ku.dk
Løn og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer.
Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. Du kan også læse mere her
Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 9. juli 2025.
Ansættelsessamtaler vil finde sted 8. august 2025.
Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.
Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til Institutleder Vivian Kvist Johannsen (3533 1699), Sektionsleder Henriette Steiner (3533 1033) og sekretær Charlotte Sejr (3532 8577). Stillingen som administrationschef for IGN er aktuelt ledig og besættes efter sommerferien.
Har du lyst til at være den kollega, der får hverdagen til at glide for en masse passionerede og travle forskere og undervisere, og har du en bred administrativ profil, så har vi et job, der måske passer til dig.
Om os
På Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning (IGN) forskes og undervises der i samfundets bæredygtige udvikling og en øget forståelse af samspillet mellem natur, samfund og menneske. Instituttet har syv faglige sektioner, Skovskolen i Nødebo og en stab, der løser nære opgaver inden for administration og service. Stabsteamet servicerer på tværs af instituttet, der er fordelt på tre forskellige adresser. Du vil få dine hovedopgaver i lokalerne på Frederiksberg, særlig tilknyttet forskning og undervisning inden for landskabsarkitektur og -planlægning. Vi søger en sekretær med tiltrædelse 14.8.2025 eller snarest derefter.
Arbejdsopgaver
Du får en central rolle for de faglige medarbejdere i sektionerne, som du understøtter ved at løse en bred vifte af administrative og praktiske opgaver. I Det daglige arbejde kan det omfatte:
- Praktisk koordinering for de faglige medarbejdere i sektionerne
- Praktisk og administrativ on-boarding af nye medarbejdere og gæsteforskere
- Koordinering når medarbejdere og gæsteforskere holder op
- Hjælp til håndtering af regninger i regnskabssystemet (IndFak og RejsUd)
- Journalisering i mindre omfang
- Planlægning-, koordinering og indkaldelse af møder i tæt samarbejde med sektionernes ledere
- Planlægning og praktisk gennemførelse af interne og eksterne arrangementer, herunder indkøb til arrangementer og lagerstyring af de indkøbte varer m.m.
- Bestilling og opsætning af IT-udstyr
- Hjælp til ID-kort, nøgler og PC/netadgang
- Samarbejde med husets betjente om mindre interne flytteopgaver og andre praktiske gøremål
- Og så alt det løse, som er svært at lave en liste over, men som er helt essentielt for, at hverdagen fungerer.
I hverdagen koordinerer og prioriterer du dine opgaver i samarbejde med de andre administrative medarbejdere i staben og med sektionernes ledere. IGN’s administrationschef vil, som din nærmest leder, sikre de overordnede prioriteringer af stabens ressourcer, opgavemængde og koordinering på tværs. Herunder udvikling og implementering af fælles procedurer og værktøjer, samt teamets og den enkeltes kompetenceudvikling.
Universitetsverdenen er under stadig forandring. Vores arbejde påvirkes derfor ofte af nye politikker, ny lovgivning, nye IT-systemer og nye strategiske prioriteringer, som gør, at vi løbende tilpasser vores arbejde til nye behov hos vores forskere, undervisere og studerende. Vi rykker rundt, justerer opgavefordelingen og udvikler vores kompetencer for at kunne understøtte instituttet bedst muligt.
På hele instituttet prioriterer vi et godt kollegialt samarbejde, en uhøjtidelig omgangstone og lidt gode grin i hverdagen, og vi arbejder for høje professionelle standarder i vores adfærd og opgaveløsning.
Om dig
Det allervigtigste er, at du trives med en bred vifte af opgaver i arbejdet, hvor to dage sjældent er ens, og hvor dine opgaver ikke altid er kendte, når du møder ind. Du er proaktiv og dygtig til at planlægge og kan håndtere mikset mellem faste opgaver og ad-hoc opgaver. Du er god til at kommunikere med forskellige typer af mennesker på tværs af organisationen og får energi af at hjælpe de mange kollegaer, der har brug for din hjælp.
Du er god til og kan lide at samarbejde, da løsninger ofte findes i samarbejde med kollegaer i staben.
Du er kontoruddannet med en bred administrativ profil, gerne inden for offentlig administration, men det er ikke et krav. Det er derimod nødvendigt at du:
- Er fleksibel, serviceminded, løsnings- og samarbejdsorienteret
- Har en positiv energi, et venligt væsen med begge ben på jorden
- Kan tage initiativ, er proaktiv og opsøgende og er i stand til at arbejde selvstændigt
- Er god til at kommunikere på tværs af niveauer i organisationen
- Har flair for praktisk og – i mindre omfang – tekniske opgaver
- Har erfaring med IT på brugerniveau og mod på administrative systemer
- Har lyst til en arbejdsdag, hvor du veksler mellem at arbejde selvstændigt, samarbejde med andre i staben og det videnskabelige personale
- Har en struktureret tilgang til arbejdet og kan prioritere vigtige ting, som kommer ind fra højre som en naturlig del af din opgaveportefølje
- Er god til både dansk og engelsk, da en væsentlig del af dine kollegaer og studerende er internationale
Læs mere om instituttet på www.ign.ku.dk
Løn og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer.
Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. Du kan også læse mere her
Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 9. juli 2025.
Ansættelsessamtaler vil finde sted 8. august 2025.
Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.
Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til Institutleder Vivian Kvist Johannsen (3533 1699), Sektionsleder Henriette Steiner (3533 1033) og sekretær Charlotte Sejr (3532 8577). Stillingen som administrationschef for IGN er aktuelt ledig og besættes efter sommerferien.