Er du en dygtig koordinator, trives med processer og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet?
Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø?

Så er det måske dig, vi søger til et barselsvikariat i Sekretariatet på Institut for Elektro-og Computerteknologi (ECE), Aarhus Universitet.

Stillingen ønskes besat pr. 1. marts 2026 eller snarest derefter og udløber pr. 28. februar 2027.

I Sekretariatet er vi pt. 8 medarbejdere, og vi understøtter den samlede opgaveløsning inden for forskning, uddannelse og erhvervssamarbejde på instituttet. Vores mål er at være et velfungerende Sekretariat, der løser opgaver af høj faglig kvalitet til tiden, og hvor der er plads til sparring. Sekretariatet vægter at yde administrativ support, rådgive, procesoptimere og sikre sammenhænge på tværs af instituttet. Som ansvarlig for egne opgaver, kan du også selv have indflydelse på arbejdsprocesserne og udviklingen heraf.


Mere om stillingen

I samarbejde med dine kolleger i Sekretariatet skal du varetage opgaver på tværs af hele instituttet. Sekretariatet er omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver, og vi har hver især en portefølje af mere specialiserede ansvarsområder.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. omfatte:

• Rådgivning og sagsbehandling i forbindelse med håndtering af nyansættelser, forlængelser og fratrædelser, herunder onboarding, offboarding, systemunderstøttelse osv.
• Ferie- og fraværsadministrator.
• Yde kvalificeret administrativ sparring til institutledelsen og instituttets medarbejdere.
• Personaleadministrative opgaver, herunder supportere i forbindelse med MUS, arbejdstidsregistrering, dataudtræk og -behandling mv.
• Kommunikationsopgaver indenfor ansættelser, jura, og feriefravær og onboarding-procedurer.
• Et produktivt og fagligt sparrende samarbejde med HR-partnere, ledelse og andre relevante aktører.

Generelt er sekretariatet med til at understøtte ledelsen med fx koordineringsopgaver, udarbejdelse af informationer, præsentationer, mv, og ligesom i de øvrige stillinger i Sekretariatet er der også journaliserings- og ad hoc-opgaver i denne stilling.

Da vi arbejder i en dynamisk organisation, kan opgaveporteføljen ændres i takt med instituttets udvikling.


Vores ønsker til dig

Vores hverdag foregår på både dansk og engelsk, så det vil være en fordel, at du har gode engelskkundskaber og tør kaste dig ud i dialog. I stillingen har du en bred kontaktflade på både Instituttet og på AU generelt, så det er vigtigt, at du er åben og trives med at være nysgerrig og proaktiv i forhold til at skabe gode samarbejdsrelationer.
Derudover falder det dig naturligt at arbejde selvstændigt, styre processer og inddrage relevante personer undervejs for at komme i mål.
Du værdsætter godt kollegaskab og ønsker at bidrage til fællesskabet og et godt arbejdsmiljø.
Det er en fordel, hvis du har kendskab til og erfaring fra universitetssektoren og de administrative processer og værktøjer, der aktuelt anvendes, fx Medarbejderstamkort (MSK), Emply, MitHR, Workzone, ProjektTid, Typo3, Teams/SharePoint, Excel osv.

Vi lægger vægt på følgende kompetencer hos vores nye kollega:

• Du har en relevant uddannelsesbaggrund og gerne nogle års erfaring med administrationsarbejde.
• Du er systematisk, grundig og formår at strukturere og optimere din arbejdsdag.
• Du kan opsøge ny viden, overholde deadlines og holde fokus på kvalitet.
• Du får fulgt dine opgaver til dørs rettidigt på en serviceminded måde.
• Du kan dykke ned i detaljerede dataopgaver og håndtere de relationelle aspekter af HR og ansættelser.
• Du trives med at have mange samarbejdspartnere og opgaver i spil på én gang.
• Du er løsningsorienteret, har gåpåmod og er indstillet på en bred opgaveportefølje med flere forskelligartede opgaver.
• Du er hurtig til at sætte dig ind i nye IT-systemer og er vant til at arbejde i bl.a. Excel og andre HR-systemer, hvor præcision og overblik er afgørende.
• Du bidrager til det gode samarbejde, er klar til at påtage dig nye opgaver og god til at eksekvere, når opgaven kræver det.

Mere om arbejdspladsen

Du bliver en del af en spændende, international og dynamisk arbejdsplads i vækst. Du ansættes i Sekretariatet, hvor vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, og hvor et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet. Vi hjælper hinanden og værdsætter både det faglige samarbejde og det sociale fællesskab.

Institut for Elektro- og Computerteknologi er ét ud af fire ingeniørinstitutter, der blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 200 medarbejdere og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Læs mere om vores institut.
 

Det praktiske

Stillingen er på 37 timer, og du refererer til sekretariatslederen.

Du ansættes på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet, og dit arbejdssted vil være Finlandsgade 22, 8200 Aarhus N.

Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 3, og 2. samtale vil finde sted i uge 4.


Interesseret?

Så send os en spændende ansøgning og fortæl os, hvorfor netop du skal være vores nye kollega.

Ansøgning og CV skal være modtaget senest den 4. januar 2026. Stillingen kan kun søges elektronisk.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved at rette henvendelse til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen, tlf. 51442671 eller mail: cammik@ece.au.dk. 
 


Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår sker i forhold til uddannelsesmæssig baggrund og gældende overenskomst, hvilket f.eks. kunne være fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer samt organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere eller i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk