Institut for Geoscience, Aarhus Universitet, søger en institutsekretariatsleder på 37 timer per uge med tiltrædelse snarest muligt.

Som sekretariatsleder står du for den daglige personaleledelse i sekretariatet og koordinerer det daglige administrative arbejde. Du indgår i instituttets ledelsesgruppe, og du repræsenterer instituttet på tværs af fakultetet. Du vil desuden agere som strategisk sparringspartner for institutlederen og tager ansvar for tilrettelæggelse af administrative opgaver i instituttet.
 

Forventet startdato og varighed

Forventet startdato snarest muligt.
 

Jobbeskrivelse

Du refererer til institutlederen og udgør sammen med hende instituttets daglige ledelse. Den overordnede ledelse af instituttet varetages af institutledelsen, som pt. består af institutlederen, sekretariatslederen, viceinstitutlederne for forskning hhv. uddannelse, forpersonen for ph.d. programkomitéen, samt yderligere en fastansat videnskabelig medarbejder.

Du vil fungere som leder for instituttets sekretariat, og have personaleansvaret for sekretariatets administrative personale, der pt. tæller 4 medarbejdere.

Som en imødekommende, synlig og proaktiv leder af administrationen vil du have ansvaret for en professionel og effektiv betjening af instituttets medarbejdere. Du koordinerer, uddelegerer, leder og sagsbehandler administrative opgaver på institutniveau, herunder overholdelse af lovkrav som f.eks. journalisering, ansættelsesprocesser, kommunikation, IT, procesledelse, events, fundraising, kvalitetssikring, udvalgsbetjening, samt on- og off-boarding og administration af personale, gæster og studerende.

Du vil som sparringspartner for institutlederen og institutledelsen få en central rolle i instituttets strategiske udvikling med fokus på et godt samarbejdsmiljø, en høj faglighed med nybrud og god trivsel, hvor du bl.a. vil hjælpe med at skabe en moderne og tryg arbejdsplads.  Du vil samarbejde tæt med laboratorielederen omkring opgaver såsom bygningsdrift, sikkerhedsspørgsmål og lokalefordeling.

Dine opgaver veksler mellem driftsorienterede her-og-nu opgaver og mere langsigtede, strategiske opgaver, herunder at:
 

• bistå institutlederen med ledelsen af instituttet, f.eks. i form af sparring om økonomiske og strategiske beslutninger, samt opfølgning på sager og forskellige projekter.
• sikre overensstemmelse mellem instituttet og sekretariatets prioriteter og arbejde, samt varetage ledelsen af sekretariatets administrative understøttelse af forskning, uddannelse, kommunikation og rekruttering.
• være kontaktperson for instituttet og samarbejde løbende med fakultetets administrative center i forhold til bl.a. økonomi-, IT og personaleanliggender.
• indgå som led i opgavevaretagelsen i diverse samarbejdsrelationer internt på AU og i forhold til fakultetets administrative center og dekansekretariatet, deriblandt indgå aktivt i netværk med sekretariatsledere, HR, og kommunikation ved fakultetet, samt deltage i relevante ad hoc arbejdsgrupper og udvalg.
• bistå instituttets ledelse med f.eks. udvalgsopgaver på instituttet, fakultetet og universitetet, og fungere som instituttets repræsentant i forbindelse med administrative spørgsmål på fakultetet og universitetet.
• have ansvaret for en professionel og effektiv betjening af instituttets medarbejdere, gæster og studerende.
• deltage i udformning, gennemførsel og evaluering af f.eks. APV og MUS, samt bidrage til høringssvar, evalueringer, mødeplanlægning mm.
• bistå ved planlægning, afvikling og styring af instituttets større møder, workshops og konferencer.

Din profil

Vi lægger især vægt på, at du har:

• relevant akademisk uddannelsesbaggrund på mindst kandidatniveau, samt gerne erfaring fra universitetsområdet og/eller med administrativ og strategisk ledelsesbetjening fra lignende fagmiljøer.
• ledererfaring, f.eks. erfaring med team- og personaleledelse, en høj grad af selvstændighed, overblik og fleksibilitet.
• strategiske og analytiske evner, forretningssans samt forståelse for tal.
• er løsningsorienteret, og har sans for at planlægge og prioritere.
• gennemslagskraft, ærlighed og mod til at sige din mening.
• gode samarbejdsevner, evne til at lytte og motivere andre, samt evne til at bygge og pleje gode kollegiale relationer.
• stærke danske og engelske sprogkundskaber, i både skrift og tale.
• fortrolighed med brugen af statens IT-værktøjer og lyst til at sætte dig ind i nye systemer.

Vi forventer, at du er imødekommende, opsøgende og initiativrig og trives med at være synlig i organisationen, men også med at facilitere det mere rutineprægede arbejde bag kulisserne.

Vi ser sekretariatslederen som en kulturbærer og et naturligt samlingspunkt på instituttet, men også som en person der har forståelsen for at være en del af et større hele på fakultetet og universitetet.
 

Hvem vi er

Institut for Geoscience tæller omkring 70 medarbejdere og ca. 150 kandidat- og bachelorstuderende. Du kan læse mere om instituttet på www.geo.au.dk.
 

Hvad vi tilbyder

Vi kan tilbyde en spændende stilling, hvor du får en varieret arbejdsdag med stort ansvar og med daglig kontakt til mange ansatte og studerende i et fagligt kompetent, diverst og internationalt miljø.

Instituttet er under en større forskningsmæssig og strategisk udvikling, og som sekretariatsleder vil du have mulighed for at spille en betydelig rolle heri. Som led i denne udvikling, har Instituttet bl.a. fokus på udbygning af vores samfundsmæssige gennemslagskraft.

Vi har en professionel, men uhøjtidelig og åben omgangstone, i et miljø med mange forskellige faggrupper. Du vil få en stor kontaktflade til store dele af universitetet.
 

Arbejdssted og ansættelsesområde

Arbejdsstedet vil være Institut for Geoscience, Høegh-Guldbergs Gade 2, 8000 Aarhus C, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.

Organisatorisk vil du referere til institutlederen.
 

Kontakt information

For yderligere information om stillingen er du velkommen til at kontakte:
Institutleder Marit-Solveig Seidenkrantz, e-mail: mss@geo.au.dk.
 

Deadline

Alle ansøgninger skal være modtaget senest d. 16. juni 2025 kl. 23.59.

Samtaler afholdes den 1. og 2. juli 2025, med evt. anden samtalerunde afholdt den 3. juli
 


Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten, eller anden relevant overenskomst.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk