Har du stærke koordineringskompetencer og skaber du struktur og overblik. Har du et skarpt øje for detaljen og et udpræget servicegen? Trives du i et miljø, hvor tempoet er højt og opgaverne varierede og er komplekse? Er du endda oveni udviklingsorienteret og god til at se nye løsninger? Så er du måske vores kommunaldirektørs nye sekretær

Om jobbet
Som kommunaldirektørens sekretær får du en spændende og alsidig arbejdsdag med en bred kontaktflade – både internt i kommunen og eksternt til samarbejdspartnere og politikere. Du bliver en central del af kommunaldirektørens daglige varetagelse af sine opgaver, og sætter en ære i, at kommunaldirektøren altid er velforberedt til møder og med en opdateret kalender. Du er en nøgleperson i koordineringen af kommunaldirektørens arbejde, har overblik og navigerer effektivt i en travl hverdag. Du sikrer, at kommunaldirektøren har de bedste betingelser for at fokusere på ledelse, strategi og samspillet med Byrådet, borgmesteren, Direktionen og organisationen.

Du fungerer som en betroet medarbejder, der sikrer en smidig arbejdsdag, håndterer fortrolige oplysninger og forebygger, at opgaverne ikke falder mellem to stole. Du kommer til at arbejde i et travlt og dynamisk miljø, hvor dagen hurtigt kan ændre sig, og hvor to dage ikke er ens. Du deler kontor og har et stort opgavefællesskab med borgmesterens sekretær.

Stillingen rummer for den rette også udviklingsperspektiver, så vi søger dig, der på sigt ønsker at udvide stillingen i retning af en PA-stilling, hvor du i højere grad indgår som aktiv støtte og sparringspartner i planlægning, prioritering og kommunikation.

Du bliver ansat i Byråds- og Direktionssekretariatet, hvor vi i fællesskab netop løfter en række tværgående og forskelligartede opgaver, der understøtter Byrådet, borgmesteren, Direktionen og Aabenraa Kommunes forvaltninger. Vi arbejder selvstændigt, er fagligt dygtige og bliver opfattet som kompetente, tilgængelige og imødekommende. Vi er uhøjtidelige, men samtidig ambitiøse, og det lægger vi vægt på, at du også er.

Dine primære opgaver vil være:

Administrativ støtte: Sekretæren håndterer daglige administrative opgaver for kommunaldirektøren, herunder mailhåndtering, journalisering, kalenderstyring og mødekoordinering på tværs af organisationen. Sekretæren sørger også for, at kommunaldirektøren har det nødvendige materiale og baggrund til møder.

Mødeplanlægning: Sekretæren sørger for at booke møder og forplejning, koordinerer dagsordener og sikrer, overblik og at der bliver fulgt op, og dermed at relevant mødemateriale og praktiske informationer er på plads i rette tid.

Understøttelse: I takt med at du lærer organisationen og kommunaldirektøren at kende, vil du blive en betroet medarbejder, der forudser behov, hjælper med prioritering af kommunaldirektørens tid og understøtter kommunaldirektørens koordinations- og ledelsesopgaver.

Om dig
Vi har store forventninger til dig og dine kompetencer. Først og fremmest har du et stærkt servicegen, høj personlig integritet, er positiv og omhyggelig. Du har formentlig erfaring fra en lignende stilling, gerne fra en offentlig organisation.

Vi forventer, at du

• har solid erfaring som sekretær/chefsekretær og helst fra en politisk styret organisation, hvor du har oparbejdet stor indsigt i kompleksiteten i opgaverne,
• har stærke evner inden for kalenderstyring, mødeforberedelse, notatskrivning og dokumenthåndtering,
• er nysgerrig, initiativrig og proaktiv, og dermed har en lyst til at tage ansvar og løse opgaverne, før du bliver bedt om det,
• har interesse for ledelsesunderstøttelse på strategisk niveau – ikke kun inden for det administrative,
• har gode skriftlige og mundtlige kommunikationskompetencer og evner at formulere dig både klart og diplomatisk,
• er serviceminded og netværksskabende både internt og eksternt,
• er en loyal og tillidsvækkende samarbejdspartner for kommunaldirektøren,
• har evnen til at holde styr på mange opgaver, trives med uforudsigelighed og altid sikrer, at kommunaldirektøren er velforberedt,
• håndterer henvendelser fra organisationer og virksomheder med professionalisme, fortrolighed og overblik,
• har stærke IT-kompetencer, herunder er rutineret bruger af M365, og
• er indstillet på, at jobbet lejlighedsvist kræver en ekstra og fleksibel indsats uden for normal kontortid.

Vi tilbyder dig

• Et alsidigt og meningsfuldt job i hjertet af den kommunale og politiske organisation.
• Et stærkt fagligt fællesskab, hvor der er rum til sparring og idéudvikling.
• At blive en del af et arbejdsmiljø, hvor der altid er højt til loftet og plads til en god portion humor, også når det går stærkt.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst. Hvis du er HK’er, vil du blive ansat på HK’s overenskomst. Lønnen fastsættes efter forhandling med udgangspunkt i dine faglige kvalifikationer.

Yderligere oplysninger
Spørgsmål til stillingen rettes til kontorleder Heidi Sand, tlf.: 7376 7959. Mail: hlp@aabenraa.dk

Ansøgning
Send din ansøgning via linket. Ansøgningsfristen er den 19. november 2025. Der afholdes ansættelsessamtaler den 24. november 2025 og anden runde den 26. november 2025.

I Aabenraa Kommune har vi løbende brug for nye kolleger, der kan bidrage til kommunens fortsatte udvikling.
Kommunens mission er, at vi sammen skaber Det Gode Liv.
Er du tilflytter, vil vi gerne, at du falder hurtigt og godt til. Derfor har vi en række tilbud til dig - og dem der eventuelt flytter med.