Er du struktureret og kvalitetsbevidst? Trives du med at arbejde selvstændigt og have ansvar, og kan du navigere i en travl hverdag og samtidig yde høj service? Så kan det være dig, vi står og mangler.

Om jobbet

Vi har brug for en dygtig direktionssekretær, som sætter en ære i at yde god service. Som direktionssekretær indgår du i et tværgående team, der bistår departementets direktion og kontorchefer. Teamet arbejder med en bred vifte af administrative opgaver. Der er en høj grad af faglig sparring, hvilket vi vægter højt, og der er rig mulighed for at byde ind på de mange interessante opgaver vi har, samt for i nogen grad at sætte dit eget præg på opgaveporteføljen.

I denne stilling skal du understøtte en af vore direktører i en travl hverdag og hjælpe vedkommende med at få tingene til at glide, samtidig med at du bliver bindeleddet mellem dem og relevante kontorchefer og medarbejdere samt go-to person for dine kolleger, hvis de har brug for svar på administrative spørgsmål eller hjælp til forskelligartede opgaver. Da vi lægger vægt på dagligt nærvær og service i sekretærfunktionen, kræver stillingen som udgangspunkt fysisk tilstedeværelse på arbejdspladsen.

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• Kalenderstyring og mødebooking
• Indsamling og klargøring af direktørernes mødemateriale
• Praktisk bistand i forbindelse med bestilling af rejser samt håndtering af udgiftsbilag
• Godkendelse og fordeling af fakturaer
• Udarbejdelse af div. dagsordener samt referatskrivning
• Let sagsbehandling
• Tildelte tværgående opgaver (fx høringer, postkassefordeling, delegationsrejser eller seminarplanlægning).
• Koordinerende bistand i forbindelse med planlægning af møder, arrangementer, projekter o.m.a.

Vi arbejder i et miljø, hvor en generel samfundsmæssig interesse og forståelse for politiske processer og beslutningsgange er en fordel.

Om dig

Du er gerne nyuddannet eller har nogle års erfaring fra en lignende stilling. Du er også:

• Serviceminded og imødekommende
• Ansvarsbevidst
• Selvstændig
• Trives med travlhed og mange opgaver
• Kollegial og ikke bange for at tage fat – heller ikke når andre har brug for bistand.

Det er en fordel, hvis du har kendskab til centraladministrationen eller anden politisk styret organisation.

Det forventes, at du kan begå dig i Office-pakken – særligt Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Erfaring med ESDH-systemet F2 er en fordel - men ikke et krav. Derudover er det en fordel, at du kan understøtte brugen af iPhones og iPads.

Om teamet

Du bliver en del af et team bestående af fem direktionssekretærer og en elev. Teamet hører under kontoret for Koncernsikkerhed, Drift og IT (KDI).

Vi har fokus på at skabe en velfungerende arbejdsplads - såvel som i resten af departementet, og vi har en uformel og humoristisk omgangstone.

Vi har en velfungerende personaleforening, fitnessfaciliteter, kantine, massageordning og flere både tværgående og interne sociale arrangementer.

Om ansættelsen
Du ansættes efter overenskomsten mellem HK/Stat og Finansministeriet.

Den ugentlige arbejdstid er 37 timer inklusiv frokost, og den skal kunne tilrettelægges i tidsrummet fra kl. 8.30 til 17.30.

Ansøgere skal kunne opnå den nødvendige sikkerhedsgodkendelse samt kunne opretholde denne under hele ansættelsesforholdet.

Er du interesseret?
Søg stillingen på https://em.dk/job-og-karriere/ledige-stillinger/ senest tirsdag d. 3. juni 2025. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Kim Rosner Pedersen på kirope@em.dk.

Vi afholder første samtaler i uge 24 og 2.samtaler i uge 25, og vi forventer at kunne besætte stillingen med start til august 2025. Vi benytter personligheds- og logiktest ifm. 2. samtalerne.

Vi glæder os til at høre fra dig.