Trives du med opgaver inden for kalenderstyring og forskelligartede administrative processer i en omskiftelig hverdag? Vil du være et helt central bindeled mellem direktionen i Bygningsstyrelsen og organisationen, og kan du lide at arbejde digitalt og struktureret? Så har vi en stilling til dig.

I Bygningsstyrelsen har vi ansvar for at de fysiske rammer til staten og universiteterne. Vi tilbyder nu en stilling, hvor du får mulighed for at arbejde helt tæt sammen med direktionen, i en central rolle hvor du får hverdagen til at hænge sammen for vores direktion, som du kan møde HER.

Teamet:

Du vil blive del af centeret Stab, hvor du er en vigtig brik i Direktionssekretariatet med det formål at sikre sammenhæng på tværs og samtidig understøtte direktionen på en række forskellige områder. Direktionssekretariatet arbejder tæt sammen med HR og Presse og Kommunikation, og du vil i stillingen skulle arbejde tæt sammen med to direktionskonsulenter og en chefsekretærkollega, som du koordinerer og sparrer med i det daglige. Vi sidder aktivitetsbaseret, hvilket betyder, at du vil komme til at sidde i et åbent kontormiljø med Stab og vil derfor være i tæt samarbejde med disse.

Som chefsekretær bliver du en del af Direktionssekretariatet, som ledes af Michelle Schlippé-Steffensen, hvor godt kollegaskab og sammenhold er en prioritet, hvilket hun selv sætter ord på:

"Der er et højt fagligt engagement, en sjov hverdag og et godt sammenhold"

Vi har spændende arbejdsopgaver, og du får samtidig muligheden for at få et stort kendskab til hele organisationen på tværs i et professionelt arbejdsmiljø.

Din nye dagligdag som en del af Bygningsstyrelsen:

I stillingen kommer du til at sætte dit præg på og varetage en bred vifte af administrative opgaver. Dit hovedansvar vil være at kalenderstyre og rekvirere mødemateriale for vores direktion, hvor det vil være din hovedopgave at prioritere deres tid og have kontakt med deres interessenter og samarbejdspartnere. Du kommer også til at hjælpe centercheferne i Stab med at få hverdagen til at glide.

Derudover vil dine opgaver eksempelvis omfatte:

• Dokumenthåndtering i Office-pakken, herunder særligt Microsoft OneNote
• Rejseafregninger og fakturahåndtering
• Administrativ hjælp med seminarer, temadage m.m.
• Diverse øvrige administrative opgaver
• Kalenderstyring for centercheferne i Stab

Vi kan tilbyde en arbejdsplads med højt til loftet, hvor du kan sætte dit præg samtidig med, at der er plads til udvikling og læring. Du vil få en mentor tilknyttet, så du bliver klædt godt på til at løse dine arbejdsopgaver. Vi tilbyder desuden hjemmearbejde, når det passer ind i opgaveløsningen.

Hvem er du?:

Vi forestiller os, at du er kontoruddannet med erfaring inden for kalenderstyring i en større organisation fra enten det offentlige eller private. Din kontaktflade bliver både intern og ud af huset, og der vil derfor også være en del opgaver, som kræver prioritering og samarbejde på tværs.

Desuden er det vigtigt for os, at du:

• Har erfaring med IT-systemer, da du vil skulle bistå kollegaer som superbruger
• Har gode skriftlige og mundtlige formidlingsevner
• Kan lide at samarbejde og trives med koordinering
• Er detaljeorienteret og har en struktureret tilgang til dine opgaver
• Tager ansvar for dine opgaver og formår at følge dem til dørs
• Ser fremad og så vidt muligt er på forkant med ledelsens kalender

Ansættelsesvilkår:

Løn - og ansættelsesvilkår sker i henhold til organisationsaftalen mellem staten og HK. Bygningsstyrelsen er en styrelse under Transportministeriet, og dit ansættelsesområde vil derfor være ministeriet med de til enhver tid tilhørende styrelser. Dit ansættelsessted vil være Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 i København V.
Det skal bemærkes at det er forudsætning for ansættelse i denne stilling, at du kan godkendes til NATO-sikkerhedsniveauet Hemmeligt (HEM) samt opretholde den igennem din ansættelse.

Hvem er Bygningsstyrelsen?

Hvis du aldrig har hørt om Bygningsstyrelsen så kan vi informere om, at vi er statens bygherre, med en stor ejendomsportefølje, herunder politiet, domstolene og universiteterne. Derfor er det super, at ledelsen har en kalender, hvor der er styr på tingene, så de kan sørge for at vores kunder kan koncentrere sig om deres kerneopgaver. Du kan læse mere om os HER.

I Bygningsstyrelsen har vi en aktivitetsbaseret kontorindretning. Det betyder, at vores kontormiljø er indrettet i forskellige zoner, der hver på deres vis understøtter de forskellige arbejdsopgaver, du løser i løbet af din arbejdsdag. På samme måde ser vi hjemmet som endnu en mulig arbejdszone, som kan benyttes til de opgaver, der bedst løses her. Hvis du har lyst til at læse mere om aktivitetsbaseret indretning kan du gøre det HER.

Ansøgning, kontakt og videre proces:

Har du spørgsmål til stillingen eller er du nysgerrig på at vide mere inden du søger? Så er du mere end velkommen til at kontakte sekretariatschef Michelle Schlippe-Steffensen på tlf. 41 70 11 84.

Send os din ansøgning, CV og eksamenspapirer senest d. 29. september 2025. Du søger stillingen via linket til højre på denne side og modtager en kvittering, når vi har modtaget din ansøgning.
Vi afholder samtaler i uge 40 og 41 og håber at kunne byde dig velkommen den 1. december 2025.