Som borgmesterens sekretær får du en spændende og alsidig arbejdsdag med kontakt til borgere, politikere og samarbejdspartnere – både i og uden for Silkeborg Kommune. Du sætter en ære i, at borgmesterens hverdag fungerer – både denne uge og i næste måned. Det betyder blandt andet, at du styrer borgmesterens kalender, indbakke og diverse bestillinger. Udover de klassiske sekretærdiscipliner vil du blive inddraget i mange forskelligartede opgaver, og du skal kunne trives i en hverdag, der til tider kan være hektisk, men som også byder på spændende og sjove udfordringer.

Dine opgaver centreres omkring servicering af borgmesteren, men du vil også støtte op om udvalgte opgaver og yde administrativ back-up til kommunens direktion.

Dine opgaver:

• Administrativ støtte: Borgmestersekretæren håndterer daglige administrative opgaver, herunder kalenderstyring og sikring at borgmesterens kalender prioriteres fornuftigt. Borgmestersekretæren sørger også for, at borgmesteren er ajourført i forhold til forskellige arrangementer
• Kommunikation: Du fungerer som indgang til borgmesteren og den kommunale organisation. Det indebærer at besvare henvendelser – nogle gange i samspil med chefkonsulent - og understøtte korrekt sagsgang i forbindelse med borgmesterhenvendelser. Borgmestersekretæren besvarer også borgmestertelefonen
• Mødeplanlægning: Borgmestersekretæren sørger for at booke møder, koordinerer dagsordener og evt. baggrundsmateriale. Borgmestersekretæren bestiller også forplejning, håndterer gaveindkøb, tager imod gæster og sikrer at eventuelle referater rundsendes efter møder
• Projektkoordinering: Du bliver involveret i forskellige projekter og initiativer i kommunen, herunder planlægning og opfølgning. Du håndterer kommunens uddannelseslegater
• Eventplanlægning: Du vil medvirke til planlægning og afvikling af arrangementer, receptioner og andre events, hvor borgmesteren er vært

Om dig:

Vi har store forventninger til dig. Først og fremmest har du et stærkt servicegen, er positiv og omhyggelig. Du har sandsynligvis allerede erfaring med betjening af topledere.

Du ser dig selv som en person, der:

• Arbejder omhyggeligt, struktureret og skaber overblik
• Er robust og har en løsningsorienteret tilgang til udfordringer
• Er energisk og spreder godt humør
• Er dygtig til at samarbejde og er meget omhyggelig med den viden du har adgang til
• Kan jonglere mange opgaver på én gang og tage det hele med et smil, selv når tempoet er højt, og retningen hurtig skifter
• Har nemt ved IT, især Outlook og ESDH-systemer
• Er god til at kommunikere både skriftligt og mundtligt også når samtalen er vanskelig

Om os:

Du vil blive en del af et dygtigt og erfarent team. Vi er et mindre team, der arbejder med ledelsesbetjening og som samarbejder for at sikre effektiv backup til den politiske og administrative ledelse. Vi har højt til loftet – kort vej til toppen – og travlt. Vi hjælper hinanden, og for os er sparring og vidensdeling vigtigt – og det skal det også være for dig. Udover teamet kommer du også til at indgå i et tæt samarbejde med en chefkonsulent og sammen har I ansvaret for at borgmesteren oplever en komplet ledelsessupport, hvor så lidt som muligt tabes mellem to stole.

Vi stiler efter ansættelse 1. maj 2025 eller snarest derefter.

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst og aftale om lokal løndannelse.

Yderligere information:
Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte chefkonsulent Mette Kristoffersen på tlf. 20 12 77 19 eller udviklingschef Gregers Pilgaard på tlf. 20 90 13 68.

Ansøgningsfrist tirsdag 25. marts 2025. Ansættelsessamtaler forventes afholdt torsdag 27. marts 2025.

Vi foretrækker, at du sender din ansøgning online.
Klik på Ansøg. Vedhæft din ansøgning og relevante bilag.

Hvis du indstilles til ansættelse i stillingen, vil der inden endelig ansættelsesaftale indgås, blive indhentet reference hos seneste arbejdsgiver og gerne hos flere.