DTU Nanolab er i vækst, og vi søger to nye kollegaer til vores administrative team. Vil du være med til at understøtte undervisning og forskning i et højteknologisk og internationalt miljø? Så er du måske en af vores to nye kollegaer!

Om stillingen
Vi har brug for hjælp til en bred palet af opgaver indenfor ph.d.-administration, studieadministration, intern kommunikation samt dag til dag administration i vores reception, der supporterer brugere, studerende og forskere. Vi leder efter dig, der kan se dig selv i én eller flere af nedenstående roller. Det vigtigste er at du har lyst til at bidrage og udvikle dig i fællesskab med det nuværende administrative team, der består af 8 personer. Der er tale om to forskellige stillinger, og din profil, kompetencer og interesser, får stor betydning for, hvilke opgaver der bliver dit ansvar.

Stillingernes endelige sammensætning afhænger af dig og dine kompetencer
Du behøver ikke kunne det hele og du bliver ikke udførende på det hele. Vi tilpasser de to roller i fælles dialog, så du kommer til at arbejde med de opgaver, der matcher dine styrker, interesser og udviklingsønsker. Du vil indgå i et team, hvor vi supplerer hinanden, og hvor der er plads til både erfaring og nysgerrighed.

Ph.d.-administration:

• Tæt samarbejde med Nanolabs ph.d.-skoleleder og DTU’s centrale ph.d.-kontor
• Support til ph.d.-studerende og vejledere i forhold til regler og procedurer
• Koordinering af ph.d.-optag, indskrivning og afslutning
• Planlægning, deltagelse og afholdelse ved ph.d.-udvalgsmøder, ph.d.-seminarer, forsvar og receptioner

Studie og kursusadministration: 

• Tæt samarbejde med studieleder og DTU’s centrale studieadministration
• Support til studerende om regler og nye tiltag inden for undervisning
• Planlægning af og deltagelse som sekretær ved aktuelle møder og seminarer
• Kursusadministration
• Diverse udviklingsopgaver på studieområdet i samarbejde med studielederen

Intern kommunikation:

• Bidrage til intern kommunikation og informationsflow herunder opdatering af hjemmeside og intranet
• Hjælpe med planlægning og koordinering af interne arrangementer og events
• Hjælpe med design og bestilling af trykopgaver

Receptionen og dag til dag administration:

• Systemoprettelse og sikre adgang til DTU Nanolabs faciliteter for brugere og gæster.
• Håndtering af henvendelser i receptionen (mail, telefon og fysiske henvendelser), inkl. håndtering af post og pakker.
• Mødeplanlægning, bestilling af forplejning, mødeklargøring – herunder opdækninger.
• Superbrugerfunktion i DTU’s administrative systemer (efter oplæring):
  • Rejseplanlægning og bestilling af rejser
  • Bestilling af kontorartikler, kaffe osv.
  • Hjælpe kollegaer med både mindre indkøb og større indkøb af laboratorieudstyr og maskiner herunder kontakt med den centrale indkøbsafdeling 
  • Fakturahåndtering og opfølgning.
• Diverse administrative ad hoc-opgaver.

Hvem er du?
Vi lægger stor vægt på dine personlige kompetencer. Du trives i et miljø med mange bolde i luften og har en naturlig lyst til at hjælpe andre. Du vil opleve, at studerende, forskere og kollegaer kommer til dig med mange forskellige problemstillinger – og forventer, at du kan hjælpe dem videre. Derfor er det vigtigt, at du er:

• Struktureret og god til at skabe overblik 
• Nysgerrig og motiveret for at lære nyt 
• Proaktiv og tager ansvar for dine opgaver 
• Serviceminded og god til at samarbejde med mange forskellige fagligheder
• Empatisk og god til at møde mennesker

Vi forestiller os, at du har erfaring fra en administrativ rolle – gerne i en større organisation eller fra en uddannelsesinstitution – eller har en uddannelsesmæssig baggrund inden for offentlig administration, kontoruddannelse eller lignende. Du har flair for IT og er vant til at arbejde med administrative systemer. Da du bliver en del af et internationalt miljø, er det vigtigt, at du kan kommunikere klart og professionelt på engelsk, både mundtligt og skriftligt. 

Du vil referere til administrationschefen og arbejde tæt sammen med kollegaer i både den lokale og centrale DTU-administration.

Hvad tilbyder vi?
Vi tilbyder en spændende arbejdsplads og et alsidigt job med stor mulighed for at præge egne opgaver. Du bliver en del af et fagligt stærkt team med gode udviklingsmuligheder og en fleksibel hverdag. Vi har en uformel omgangstone, et godt arbejdsklima, hvor engagement og humor er en stor del af hverdagen.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat), overenskomst for akademikere i staten eller anden relevant overenskomst.

Stillingerne er som udgangspunkt fuldtidsstillinger med 37 timer per uge inkl. en halv times frokostpause, men der er også mulighed for deltid. Stillingerne ønskes besat hurtigst muligt.

Arbejdsstedet er Lyngby Campus med mulighed for hjemmearbejde efter aftale

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 28. november 2025 .  Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef, Louise Emilie Bjørsrud Jensen, 9351 0409 eller e-mail loubje@dtu.dk .

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

DTU Nanolab er Danmarks nationale center for nanofabrikation og karakterisering – og Europas største fair access-facilitet. Her får virksomheder og forskningsinstitutioner mulighed for at udforske nanofabrikation og karakterisering med atomar opløsning ved brug af teknologisk avanceret udstyr og specialiseret viden.

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.