Institut for Odontologi og Oral Sundhed på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, søger en sekretær til betjening af vores hovedreception pr. 1. august 2025 eller snarest muligt derefter. Stillingen er en tidsubegrænset deltidstidsstilling på 24 timer om ugen.

Som sekretær på Institut for Odontologi og Oral Sundhed bliver du ansat på et internationalt anerkendt institut, hvor vi forsker i sundhed og sygdom i tænder, mund og kæber. Vi har et inspirerende internationalt forskningsmiljø med specialiserede forskningslaboratorier, moderne klinikfaciliteter og avanceret digitalt udstyr på instituttet. Vi uddanner det samlede orofaciale behandlerteam til sundhedsvæsenet, fordelt på tre overordnede professioner: tandlæge, tandplejer og klinisk tandtekniker. Vi skaber synergi mellem uddannelserne og uddanner studerende til at forebygge og behandle sygdom og til at fremme sundhed i befolkningen. På instituttet er vi cirka 300 medarbejdere og 700 studerende. I både forskning og uddannelse arbejder vi med fokus på orofacial sundhed som en integreret del af almen sundhed, og vores samarbejde bygger på respekt, tillid, anerkendelse og professionalisme. Du kan læse mere om instituttet her og om fakultetet her.

Dine arbejdsopgaver

Du bliver en del af institutsekretariatet på Institut for Odontologi og Oral Sundhed ved Aarhus Universitet – et fagligt stærkt og udviklingsorienteret miljø med høj trivsel og stor opgavelyst.Her får du 17 engagerede kolleger, der samarbejder tæt om at yde professionel administrativ støtte til instituttets ledelse, forskere, undervisere og studerende.

Institutsekretariatet favner bredt og løser en lang række opgaver inden for bl.a. HR, økonomi, studieadministration, forskningsunderstøttelse og ledelsesbetjening. Fælles for os er, at vi arbejder målrettet og løsningsorienteret for at sikre høj kvalitet og effektiv opgaveløsning – i et miljø præget af samarbejde, faglighed og udvikling.

Som sekretær bliver du en central frontfigur i vores hovedreception og et vigtigt omdrejningspunkt i den daglige drift på instituttet.
Dine primære opgaver bliver at sikre en venlig, imødekommende og professionel håndtering af henvendelser fra patienter, studerende, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere – både fysisk, telefonisk og digitalt.

Du får en vigtig rolle i at understøtte den daglige drift af klinikområdet og bidrager til et velfungerende og serviceorienteret miljø, hvor god kommunikation og samarbejde er i højsædet. I det daglige arbejder du tæt sammen med dygtige og engagerede kolleger, der støtter hinanden og bidrager til et godt arbejdsmiljø.

Dine opgaver vil primært bestå af:

• Telefonpasning i hovedreceptionens åbningstid (kl. 07.45-12.00) og videreformidling af beskeder
• Modtagelse og håndtering af henvendelser fra patienter, studerende, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere – både fysisk og digitalt
• Håndtering af afbud fra patienter via telefon og mail, herunder registrering i patientsystemet KLIPS
• Modtagelse og fordeling af pakker og post
• Koordinering af returkørselsordning for patienter i samarbejde med klinikpersonale
• Administrative og praktiske ad hoc-opgaver i hovedreceptionen

Du vil have tæt daglig kontakt med både klinikpersonale og øvrige kolleger i sekretariatet.

Du refererer til institutsekretariatsleder Jan Ulrik Rasmussen.

Dine kompetencer

Du har erfaring med receptionsarbejde og servicefunktioner – gerne fra en klinisk eller sundhedsfaglig kontekst

• Du er rutineret it-bruger og har gerne erfaring med elektroniske patientjournaler
• Du arbejder struktureret og bevarer overblikket – også i en travl hverdag
• Du har stærke kommunikative evner og en professionel og imødekommende fremtoning
• Du trives i samarbejdet med andre og bidrager aktivt til et positivt arbejdsmiljø
• Du taler og skriver dansk og engelsk

Spørgsmål til stillingen

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte institutsekretariatsleder Jan Ulrik Rasmussen tlf.: +45 26 24 06 80.

Arbejdsstedet er Institut for Odontologi og Oral Sundhed, Vennelyst Boulevard 9, 8000 Aarhus C, Danmark.

Ansøgningsfrist er d. 21. maj. Vi forventer at afholde samtaler d. 26. maj.


Ansættelsesgrundlag

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og den relevante organisation. 

Ansøgning

Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning
• Curriculum Vitae
• Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
• Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk