Er du på udkig efter et meningsfuldt og motiverende job, hvor dine kompetencer udi direktionsbetjening bliver udnyttet, og dit behov for en alsidig opgaveportefølje bliver tilfredsstillet? Så læs videre her. Vi er på jagt efter en dygtig og kvalitetsbevidst medarbejder til understøttelse af direktionen.

Du bliver forankret i vores direktionssekretariat, hvor dedikerede kollegaer arbejder for at løse de mange opgaver, der ligger omkring en stor direktion. Sekretariatets funktioner spænder bredt fra kalenderkoordinering, praktisk og administrativ planlægning, håndtering af henvendelser, der kommer ind via hospitalets overordnede postkasser, sagsbehandling og i øvrigt mange forefaldne administrative opgaver, der tilfalder direktionssekretariatet i dagligdagen.

Direktionssekretariatet samarbejder tæt med vores søstersekretariatet, Projekt og Sekretariat, da vi har mange snitflader og opgaver, som vi løser på tværs. Du bliver en vigtig del af et samlet stærkt fællesskab, hvor vi alle arbejder professionelt og målrettet med at yde den bedste service. Alt i alt tæller vi ca. 20 medarbejdere og to enhedschefer.

Vores direktion er ambitiøs og arbejdsom, og det stiller store krav til, at vi løser vores opgaver rettidigt og med et godt blik for, hvordan vi understøtter bedst i hverdagen. Det er spændende og meningsfuldt, og det betyder også, at arbejdsdagene ofte er meget forskellige. Vores ambition er altid at være til gavn – for direktionen og for ledere og kollegaer på hospitalet samt for vores eksterne samarbejdspartnere, og i sidste ende for patienter og pårørende på hospitalet. Vores fornemmeste opgave er at løse de udfordringer og opgaver, som folk henvender sig med – store som små.

Tempoet er højt, men der er også plads til grin og fællesskab. Vi har frisættelse på dagsordenen og arbejder med nysgerrighed og læring, og derfor er der også plads til, at nye input og idéer er velkomne.

Dine opgaver

Din opgaveportefølje er bred, og du skal derfor trives godt i en generaliststilling, hvor du skal mestre opgaver af både strategisk/taktisk og ikke mindst praktisk, administrativ og operationel karakter.

Du skal som din vigtigste opgave arbejde med kalenderstyring for to af vores direktører. Det kræver en særlig flair for, at du etablerer en bred og professionel relation til interne og eksterne samarbejdspartnere. Kalenderoverblikket kræver både præcision ned i detaljen og i et bredt strategisk perspektiv. Derfor har du hele tiden et øje for de mange vigtige dagsordener, der ruller på både politisk og regionalt niveau og på hospitalsniveau.

Derudover får du en vigtig rolle i at understøtte besøgshenvendelser og medvirke til sagsforberedelse, sekretariatsbetjening i forhold til diverse mødefora, bidrage til besvarelse af henvendelser i vores fællespostkasser, samt i øvrigt dagligt opståede opgaver i sekretariatet. Du springer også til hvis teknikken driller på direktionsmødet, brygger en kande kaffe, når et akut opstået møde opstår, eller hjælper den søgende person, som du observerer i vores lobby.

I sekretariatet har vi også ansvar for andre større arrangementer og administrative opgaver, som du også vil få et delt ejerskab til.

Alt i alt rummer stillingen mange forskellige opgaver, der alle som fællesnævner har det udgangspunkt, at de har ophæng til direktionen. Vi er til gavn for direktionen, men vi er også repræsentanter for direktionen, og derfor fremstår vi professionelt og engageret i vores møde med andre.

Hvem er du

Du er serviceminded, kvalitetsbevidst og har et højt energiniveau. Vi har brug for en ny kollega, som ser helheder ned i de mindste detaljer og i det store helikopterperspektiv, så vi fortsat understøtter direktionen på alle niveauer. Vi lægger bl.a. vægt på, at du besidder følgende egenskaber og kompetencer:

• Har dokumenteret erfaring med ledelses-/direktionsbetjening fra tidligere ansættelser
• Har flere års erhvervserfaring
• Er serviceminded og dygtig til at bygge gode samarbejdsrelationer op
• Har sans for detaljer og kvalitetssikring
• Er dygtig til at kommunikere mundtligt og skriftligt
• Har erfaring med at arbejde med Workzone eller et andet ESDH-system og kender til systematikken i at journalisere dokumenter
• Evner at planlægge, koordinere og arbejde struktureret
• Finder løsninger, tager ansvar, er proaktiv og følger opgaverne til dørs
• Bidrager til godt humør og et godt arbejdsmiljø, også i en til tider travl hverdag
• Har gerne erfaring fra sundhedssektoren

Vi forventer, at du fleksibelt og proaktivt bidrager til opgaver, uanset om behovet er praktisk eller strategisk. Vi har brug for begge dele, og ofte vil du opleve, at tingene følges ad.

Som nævnt ønsker vi os en ansøger, der har erfaring fra en lignende stilling, hvor ledelsesbetjening/understøttelse har været en central opgave. Du er AC’er af uddannelse og er født med et særligt koordineringstalent. Vi opfordrer dig til at søge uanset anciennitet.

Om os
Rigshospitalets administration består af fire stabe; Kultur & Kommunikation, Værdi & Sammenhæng, Sekretariat & Jura samt Økonomi & Planlægning. Hver stab består af en række enheder, som samlet understøtter ledelse og klinik med en lang række tværgående opgaver.

Direktionssekretariatet er en del af staben Sekretariat og Jura. Sekretariat og Jura arbejder med understøttelse af formelle processer i og omkring Rigshospitalets ledelsessystem. Konkret består staben af:

• Direktionssekretariatet
• Projekt og Sekretariat
• Sundheds- og Forskningsjura
• Internationalisering
• Samt enkelte specialfunktioner indenfor forskerstøtte

Vil du vide mere om stillingen?

Hold dig ikke tilbage med spørgsmål og kontakt gerne sekretariatsleder Marie Lundbo på tlf. 2128 6273.

Ansøgningsfrist

Lyder stillingen som noget for dig? Vi håber på at høre fra dig, og husk, at din ansøgning skal være os i hænde senest den 27. juni 2025 kl. 12.00.

Vi planlægger efter at holde 1. og 2. samtaler hhv. 30. juni og 2. juli og forventer, at vi kan tage imod vores nye kollega senest 1. september.

Praktisk

Stillingen er en fuldtidsstilling, og vi tilbyder løn i henhold til gældende overenskomst og kvalifikationer. Der er mulighed for fleksibel tilrettelæggelse af den daglige arbejdstid.

Vi har til huse i Rigshospitalets administrationsbygning, Esther Møllers Vej 1, opgang 11 – tæt på byen, søerne og offentlig transport.