Pårørende Netværket - Misbrugsportalen søger en omstillingsparat og selvstændig personlig assistent, der kan håndtere en bred vifte af organisatoriske og administrative opgaver.
Stillingen er et deltidsjob på 10 faste timer om ugen, hvor arbejdstiden fordeles over ugens dage, og hvor behovet kan variere fra uge til uge.
I perioder med lavere opgavemængde vil timerne være færre, mens der i perioder med større behov kan være øget opgavemængde.
På månedsbasis udgør den samlede arbejdstid faste 45 timer eller 10 t/ugt
Fysisk fremmøde på kontoret 2-4 gange månedligt må forventesx
Om jobbet:
Du får en central rolle som en fleksibel og systematisk støtteperson, der skal sikre at en af vores ledende kollegaer, støttes og assisteres, hvor den primære funktion vil være at følge op på opgaver, deadlines og tidsfrister, samt assistere administrativt og kommunikativt i en bred vifte af opgaver, der varierer i form, varighed og art.
Du vil selv kunne strukturere og organisere din arbejdsproces, når først du har sat dig ind i de primære funktioner, som støttende PA i stillingen og når du i samarbejde med din nærmeste forestående har fundet den ramme og rytme, der sikrer dem mest effektive arbejdsgang muligt.
Arbejdet foregår hovedsageligt online, digitalt og telefonisk, med fysisk fremmøde 2-3 gange om måneden, når det er nødvendigt at mødes, særligt i opstarten vil dette være relevant.
Dine arbejdsopgaver:
Efter forudgående afstemning og aftale, følge op på ugentlige, samt daglige opgaver og deadlines, og sikre alt, der er i pipeline for den pågældende dag/uge/måned, bliver gjort til tiden, gennem tæt og løbende kommunikation med den du assistere.
Strukturere og tilpasse arbejdsprocesser, så der er overblik, og at arbejdsprocessen tilrettelægges ud fra de behov, der er og opstår, samt medvirke til at skabe en virkningsfuld struktur og organisering for den du er støtteperson og assistent for.
Korrekturlæse og kvalitetssikre skriftligt materiale, rapporter og andre dokumenter.
Koordinere kalender, sende digitale huskesedler, planlægge møder, samt have skarpt overblik over fx fondsfrister, puljefrister, rapportfrister som alle gennemgås måned for måned mellem dig og ledelsen.
PA støtten omfatter også strukturering og systematisering af dokumenter, digitale mapper, Dropbox, projektdokumentation, dataindsamling og løbende rapporter, hvor præcision og rettidig omhu er essentielt.
Du kan forvente at opgaverne varierer, mens visse dele af din funktion vil være en fast rutine, som er af væsentlig betydning, der bl.a. er påmindelser, svare mails, foretage opkald og tage referater ved møder.
Andre typer opgaver, vil involvere at forberede skriftlige dokumenter, ansøgninger og dagsordener, som du skal korrekturlæse og hjælpe med at sikre, kommer i mål indenfor de rammer, som aftales.
Det er centralt at fremhæve, at du i stillingen som primært varetages hjemmefra, i høj grad kan skabe din egen struktur, så snart du har fundet den bedste rytme i samarbejdet med den du skal assistere.
Hvem er du?
Vi forestiller os at du er rummelig, åben og tålmodig, samt imødekommende og proaktiv - både i din tilgang til opgaverne, såvel i den støttende rolle, der er den centrale funktion i denne stilling.
Du har sandsynligvis erfaring med administrativt arbejde, og du elsker at sætte ting i system og struktur.
Du er god til at løse administrative opgaver, og trives i at være den vigtige højre hånd og arbejde selvstændigt.
Du har et skarpt overblik, og en strukturel tilgang i måden du arbejder på, og trives i et job, hvor din primære rolle vil være at støtte og assistere.
Du er digitalt kompetent, kan anvende IT-værktøjer som Teams, e-mail og Microsoft, Word, Outlook kalender og du er "gode venner" med Excel.
Du er venlig, rummelig og ansvarlig, samt omstillingsparat, og er vant til at arbejde selvstændigt, systematisk og effektivt.
Hvad vi tilbyder:
En fleksibel, online arbejdsfunktion med mulighed for primært hjemmearbejde.
En arbejdsplads, der prioriterer fleksibilitet, ansvarlighed og faglig kvalitet, og hvor du arbejder tæt sammen med den primære du assistere, selvom det er på afstand.
En vigtig rolle i en støttende funktion, hvor du bliver den der hjælper med at skabe de vilkår, der sikrer et effektivt og fælles arbejdsflow.
Et deltidsjob, som du kan tilpasse til din struktur og hverdag, evt studie eller andet deltidsjob.
Et lærerigt job hvor du kan udvikle din viden og få erfaringer, samt nye indsigter gennem samarbejdet, som rummer læring på flere niveauer.
Hvis dette lyder som noget for dig, er du velkommen til at sende en motiveret ansøgning og CV til Silvia Meyer, formand og udviklingsansvarlig.
Vi behandler ansøgninger løbende og inviterer til samtale på Teams i første runde, så snart vi har fundet de rette kandidater.
Vi glæder os til at høre fra dig.