Har du stærke koordineringsevner og et skarpt øje for detaljen? Kan du bevare overblikket og det gode humør, også når det skal gå hurtigt? Trives du i en hverdag, hvor selvstændighed og samarbejde går hånd i hånd – og kan du lide at spille ledelsen god? Så kan det være, at du er vores nye sekretær.

Roskilde Universitet søger en administrativ medarbejder til Rektorsekretariatet, som både skal have rollen som ledelsessekretær for prorektor og universitetsdirektør og være en del af sekretariatet.

Om stillingen

Som sekretær i Rektorsekretariatet bliver du en central del af dagligdagen for universitetets øverste ledelse. Dine dage vil byde på opgaver, der både kræver stærke administrative færdigheder, effektiv prioritering og evnen til at samarbejde med mange forskellige kolleger fordelt over hele campus.

Du får en central rolle i at sikre, at ledelsens arbejdsdage forløber gnidningsfrie. Du skal tage hånd om kalenderstyring, mødeplanlægning og mødemateriale – planlægge seminarer og eksterne besøg og hjælpe os med at sikre gode arbejdsprocesser og inddragelse op imod en travl ledelse.

Du bliver en del af Rektorsekretariatet, der er forholdsvis ny i sin nuværende organisering. Vi arbejder målrettet på at understøtte ledelsen med gode processer, professionel understøttelse og relevant data. Rollen som sekretær er et vigtigt bindeled mellem Rektorsekretariatet og resten af organisationen.

Vi søger en erfaren ledelsessekretær, der har siddet tæt på en topledelse før. Du skal brænde for at løse opgaverne godt og være serviceminded overfor både ledelse og resten af organisationen.

Dine primære opgaver vil være:

• Kalenderstyring, mailhåndtering, mødeplanlægning og koordinering for prorektor og universitetsdirektør
• Koordinering af arrangementer og officielle besøg
• Diverse administrative opgaver for rektoratet og Rektorsekretariatets ledelse, som fx indkøb, bookinger, mødeforplejning mv.
• Udvikle arbejdsgangene og servicen i forkontoret i samarbejde med dine kollegaer.

Afhængig af dine kompetencer og interesser vil du herudover indgå i Rektorsekretariatets øvrige opgaver.

Vi forventer, at du:

• Har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, gerne en kontoruddannelse, samt solid erfaring fra en lignende administrativ stilling i en politisk styret organisation
• Er struktureret, kvalitetsbevidst og har et skarpt øje for detaljen
• Har en selvstændig og proaktiv tilgang til opgaver, som sikrer en kvalificeret og professionel betjening
• Er dygtig til at samarbejde og skabe relationer på tværs af organisationen
• Har stor ansvarsfølelse og følger opgaverne grundigt til dørs
• Er teamplayer, der både giver og søger sparring for at sikre et godt samarbejde

Vi arbejder dagligt i Microsoft-pakken og i F2.

Om os

Du bliver en del af Rektorsekretariatet, som arbejder tæt sammen med de øvrige teams i Stab og Presse, både i det daglige arbejde, og særligt i forbindelse med større politiske udspil. Vi spænder bredt i erfaring og faglighed og lykkes med at løse opgaverne i fællesskab.

Du bliver en del af en spændende og varieret hverdag tæt på universitetsledelsen med gode muligheder for sparring og udvikling. Der er et tæt samarbejde med engagerede kollegaer, hvor tillid, dialog og faglighed vægtes højt.

Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen er du velkommen til at kontakte chef for Rektorsekretariatet Maiken Møldrup på 46742686 eller koordinator for Forkontor og Fora Nada Ommen på 46743119.

Vi forventer at holde første ansættelsessamtale den 26. juni og anden samtale i uge 27. Der vil indgå en case i ansættelsesforløbet.

Ansættelsesvilkår
Der er som udgangspunkt tale om ansættelse på fuldtid, dvs. 37 timer om ugen. Ansættelse sker i henhold til organisationsaftale mellem Finansministeriet og HK STAT.

Vi ser gerne at du kan tiltræde d. 1. september 2025 eller hurtigst muligt.

Ansøgning

Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:

1. Motiveret ansøgning

2. CV

3. Dokumentation for uddannelse

Ansøgningsfristen er 26. juni 2025.

Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.