Trives du i et kreativt miljø med høj faglighed og vil du være med til at skabe rammerne for studerende, undervisere og forskere inden for arkitektur og rum? Så er du måske vores nye institutkoordinator.

Vi søger en koordinator, som kan bidrage med skarpe evner inden for administration, planlægning, struktur og kommunikation og som har lyst til at blive del af et fagligt og professionelt kreativt miljø på en levende campus på Holmen. Med de rette kompetencer – både fagligt og menneskeligt – bidrager du til at skabe et velfungerende institut i samarbejde med institutleder, instituttets forskere, undervisere og studerende.

Stillingen som institutkoordinator er en varig stilling og ønskes besat snarest muligt.

Den ledige stilling er tilknyttet Institut for Arkitektur og Rum, som du kan læse mere om her.



Om stillingen

Som institutkoordinator bliver du en central drivkraft i instituttets drift og samarbejder tæt med institutlederen, forskere, undervisere og studerende. Du bliver instituttets bindeled til de administrative enheder og vil derfor få en stor kontaktflade i organisationen, men samtidig have dine nærmeste kolleger på instituttet og blandt koordinatorerne på de øvrige institutter. Mange af dine opgaver indgår i større processer, hvor du er med til at sikre koordinering på tværs af enheder på akademiet. Opgaverne dækker over et bredt spektrum fra daglig drift og praktiske opgaver til organisering af udviklingsopgaver og strategiske projekter.

Da vi arbejder med kreative uddannelser, kan dagligdagen byde på en vis uforudsigelighed, og det er derfor vigtigt, at du trives med både at have faste driftsopgaver og med at finde løsninger på pludseligt opståede udfordringer.

Arbejdsopgavernes nærmere indhold fastlægges løbende og kan ændre sig over tid. Dine selvstændige ansvarsområder vil afhænge af dine kompetencer og interesser, men du kan forvente at følgende opgaver indgår:

• Økonomi – være bindeled til regnskabs- og økonomiafdelingen og hjælpe institutleder med opgaver inden for budgetopfølgning, eksternt finansierede forskningsprojekter og ressourceplanlægning.
• Events – planlægning og koordinering af sociale og faglige events både for interne og eksterne interessenter.
• Kommunikation – opdatering af instituttets sociale medier (primært LinkedIn, men vi er åbne for nye ideer) samt formidling af instituttets løbende aktiviteter og interne nyhedsbreve på dansk og engelsk.
• Administrativ support – planlægge og understøtte institutleder, undervisere og forskere i udviklingsprojekter, interne aktiviteter og administrative processer.
• Fysisk miljø – koordinering af lokaler, udstyr og faciliter i dialog med Campusservice samt indsatser for at skabe et attraktivt miljø for både studerende og medarbejdere.
• Studentermedhjælp – ansvar for koordinering af opgaver til studentermedhjælpere.
• Møder & booking – mødeindkaldelse, dagsordener, referater, lokalebooking samt bestilling af forplejning, rejser og udstyr.

Du skal ikke kunne det hele på forhånd – vi sørger for introduktion og mulighed for at lære undervejs.



Om dig

Du har en akademisk uddannelse (eller anden relevant uddannelsesmæssig baggrund, suppleret med relevant erfaring/opkvalificering). Det vigtigste er, at du arbejder struktureret og har flair for administration, planlægning, kommunikation og at du kan løfte opgaverne i stillingen selvstændigt og proaktivt. Du har overblik, tager gerne fat, følger både nye initiativer og rutineopgaver helt til dørs – og du motiveres af at se tingene lykkes. Du trives i et internationalt miljø med engagerede kolleger, værdsætter de faste driftsopgaver og er samtidig klar til at træde til, når kolleger eller ledelse har brug for support.

Derudover ser vi gerne, at du:

• har gode system- og IT-færdigheder og kan arbejde i Excel. Erfaring med de statslige systemer Statens Digitale Indkøb og RejsUd vil være en fordel, men ikke et krav, så længe du er klar på at lære/bruge ny IT.
• er god til at læse og arbejde med budgetter og regnskaber.
• indgår naturligt og konstruktivt i samarbejder med både faglige og administrative kolleger.
• har interesse for kommunikation og branding på sociale medier.
• har gode formidlingsevner på dansk og engelsk – både skriftligt og mundtligt.

Erfaring fra en lignende stilling – gerne fra en uddannelsesinstitution – er et plus, men vi hører også gerne fra dig, hvis du har anden relevant erfaring.



Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen er på 37 timer ugentligt. Det er dog også muligt at stillingen kan besættes på deltid (4 dage om ugen).

Stillingen er omfattet af Det Kongelige Akademis flekstidsordning, hvilket giver mulighed for medindflydelse i arbejdstidens tilrettelæggelse.

Ansættelse og aflønning vil ske efter relevant statslige overenskomst afhængig af din uddannelsesmæssige baggrund.

Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg afhængig af dine kompetencer og erfaring.



Ansøgningen

Ansøgning bilagt CV og uddannelsesdiplom skal sendes via ”Søg stillingen” senest den 16. november 2025. Ansøgningsmateriale modtaget efter ansøgningsfristen vil ikke blive taget i betragtning.



Yderligere oplysninger

Oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til institutleder Mathilde Serup på tlf.: 4170 1513 og mail: mser@kglakademi.dk.

For oplysninger om ansøgningsproces og e-rekrutteringssystemet, kontakt HR-medarbejder Louise Hellqvist Sieverts på tlf. 4170 1537 eller pr. mail: lsie@kglakademi.dk

Du kan finde yderligere oplysninger om Det Kongelige Akademi på vores hjemmeside.

Det Kongelige Akademi er en mangfoldig arbejdsplads, som anser diversitet for at være en styrke. Vi opfordrer derfor alle kvalificerede og interesserede ansøgere til at søge stillingen.