Kontorfunktionær med kompetencer indenfor administration, kommunikation og økonomistyring søges til Institut for Design og Visuel Interaktion ved Det Kongelige Akademi
fuldtid
Kontorfunktionær med kompetencer indenfor administration, kommunikation og økonomistyring søges til Institut for Design og Visuel Interaktion ved Det Kongelige Akademi
Har du styr på detaljen, blik for helheden – og trives med at få ting til at fungere for andre? Så er du måske vores nye institutkoordinator.
Da vores nuværende institutkoordinator går på pension, søger vi nu et nyt institutkoordinerende anker med de rette kompetencer – fagligt og menneskeligt - til at supportere institutlederen, instituttets forskere, undervisere og studerende på en række administrative områder, og som dagligt vil indgå centralt i planlægning, administration og kommunikation af instituttets aktiviteter og daglige drift. Den rette kandidat trives i et job med stor opgavevariation og en vis kompleksitet i et engageret uddannelses- og forskningsmiljø og i en rolle, der er central for instituttets sammenhængskraft.
Stillingen som institutkoordinator er en varig stilling og ønskes besat pr. 1. oktober 2025.
Den ledige stilling er tilknyttet Institut for Design og Visuel Interaktion, som du kan læse mere om her
Om stillingen
Som institutkoordinator vil du referere til institutlederen og assistere pågældende i den daglige drift af instituttet. Stillingen understøtter institutlederens daglige arbejde, men du vil også yde administrativ support til instituttets øvrige ansatte samt de studerende. Der er mulighed for selvstændige ansvarsområder afhængig af dine kompetencer og præferencer.
Opgaverne i stillingen vil spænde over en bred vifte af administrative ad hoc-opgaver, som er forankret på instituttet. Nogle opgaver følger Akademiets og designuddannelsens årshjul, mens andre dukker op som følge af projekter eller udviklingstiltag på instituttet. Det er derfor vigtigt, at du ud over at varetage administrative opgaver, har mod på at løse dagligdagens praktiske udfordringer og trives med at være en kerneperson med stor berøringsflade. Grundet opgavernes karakter vil du både planlægge, strukturere og gennemføre administrative funktioner samt visitere opgaver, som løbende opstår på instituttet og som forudsætter involvering af andre aktører, f.eks. Akademiets administrative enheder. Du medvirker dermed til at sikre, at instituttets opgaver bliver løst, også i de situationer, hvor det involverer andre.
Det nærmere indhold af arbejdsopgaverne fastlægges løbende, men du vil kunne forvente følgende arbejdsopgaver og ansvarsområder som institutkoordinator:
Om dig
Du har relevant uddannelsesmæssig baggrund, f.eks. en kontoruddannelse, samt erfaring fra en lignende stilling, gerne fra en uddannelses- og forskningsinstitution.
Du har flair for administration og arbejder struktureret. Du er initiativrig og kan lide at sætte ting i gang, men også at gennemføre dem og at følge også rutineprægede opgaver til dørs.
Du trives i et job med kompleksitet i et fagligt, engageret uddannelses- og forskningsmiljø, hvor udvikling og innovation præger dagsordenen og hverdagen. Da vi arbejder med kunstneriske og kreative uddannelser, er grundlaget også altid en dagligdag med masser af kreative benspænd og uforudsigelighed.
Du forstår værdien af en god arbejdskultur og sociale fællesskaber. Og du bidrager til den gode og produktive stemning, når mennesker mødes for at samarbejde og udvikle ting sammen.
Vi forestiller os desuden, at du:
Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer ugentligt. Det er dog også muligt at stillingen kan besættes på deltid (4 dage om ugen).
Stillingen er omfattet af Det Kongelige Akademis flekstidsordning, hvilket giver mulighed for medindflydelse i arbejdstidens tilrettelæggelse.
Ansættelse og aflønning sker i henhold til OAO-S-Fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) mellem Skatteministeriet og HK Stat. Basislønnens indplacering vil være løngruppe 2, sats II.
Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg afhængig af dine kompetencer og erfaring.
Ansøgningen
Ansøgning bilagt CV og uddannelsesdiplom skal sendes via ”Søg stillingen” senest den 3. august 2025. Ansøgningsmateriale modtaget efter ansøgningsfristen vil ikke blive taget i betragtning.
Ansættelsessamtaler forventes afholdt i uge 33.
Yderligere oplysninger
Oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til institutleder Anders Thulin på tlf.: 4170 1652 og mail: athu@kglakademi.dk.
For oplysninger om ansøgningsprocessen og e-rekrutteringssystemet, kontakt HR-medarbejder Lykke C. Ortega på tlf. 4170 1695 eller mail: lcoo@kglakademi.dk
Du kan finde yderligere oplysninger om Det Kongelige Akademi på vores hjemmeside .
Det Kongelige Akademi er en mangfoldig arbejdsplads, som anser diversitet for at være en styrke. Vi opfordrer derfor alle kvalificerede og interesserede ansøgere til at søge stillingen.
Da vores nuværende institutkoordinator går på pension, søger vi nu et nyt institutkoordinerende anker med de rette kompetencer – fagligt og menneskeligt - til at supportere institutlederen, instituttets forskere, undervisere og studerende på en række administrative områder, og som dagligt vil indgå centralt i planlægning, administration og kommunikation af instituttets aktiviteter og daglige drift. Den rette kandidat trives i et job med stor opgavevariation og en vis kompleksitet i et engageret uddannelses- og forskningsmiljø og i en rolle, der er central for instituttets sammenhængskraft.
Stillingen som institutkoordinator er en varig stilling og ønskes besat pr. 1. oktober 2025.
Den ledige stilling er tilknyttet Institut for Design og Visuel Interaktion, som du kan læse mere om her
Om stillingen
Som institutkoordinator vil du referere til institutlederen og assistere pågældende i den daglige drift af instituttet. Stillingen understøtter institutlederens daglige arbejde, men du vil også yde administrativ support til instituttets øvrige ansatte samt de studerende. Der er mulighed for selvstændige ansvarsområder afhængig af dine kompetencer og præferencer.
Opgaverne i stillingen vil spænde over en bred vifte af administrative ad hoc-opgaver, som er forankret på instituttet. Nogle opgaver følger Akademiets og designuddannelsens årshjul, mens andre dukker op som følge af projekter eller udviklingstiltag på instituttet. Det er derfor vigtigt, at du ud over at varetage administrative opgaver, har mod på at løse dagligdagens praktiske udfordringer og trives med at være en kerneperson med stor berøringsflade. Grundet opgavernes karakter vil du både planlægge, strukturere og gennemføre administrative funktioner samt visitere opgaver, som løbende opstår på instituttet og som forudsætter involvering af andre aktører, f.eks. Akademiets administrative enheder. Du medvirker dermed til at sikre, at instituttets opgaver bliver løst, også i de situationer, hvor det involverer andre.
Det nærmere indhold af arbejdsopgaverne fastlægges løbende, men du vil kunne forvente følgende arbejdsopgaver og ansvarsområder som institutkoordinator:
- Bistå institutledelsen inden for økonomi, budget, drift og planlægning i relation til instituttets udgifter og eksternt finansierede forskningsprojekter.
- Datastyring i forbindelse med instituttets bemandingsmæssige ressourceplanlægning og i tæt samarbejde med institutleder og de programansvarlige
- Sekretærbistand ved centrale møder, herunder mødeindkaldelse samt udarbejdelse af dagsordener og referater.
- Bistå institutledelse og kollegaer i forbindelse med koordinering af udviklingsprojekter på instituttet.
- Varetage koordinering af seminarer, konferencer og øvrige arrangementer, der udspringer fra instituttet, herunder også booking af rejseaktiviteter, lokalefaciliteter, forplejning etc.
- Koordinering og understøttelse af interne aktiviteter og processer, herunder også til en vis grad at supportere undervisere og forskere i Akademiets administrative processer og it-systemer
- Være tovholder i forhold til lokaler, udstyr og faciliter i dialog med Campusservice, rengøring, IT og brugere.
- Kantine-, rejse- og hotelbestilling, samt bestilling af kontorudstyr.
- Koordinering med studentermedhjælp om praktiske opgaver.
- Gå praktisk til hånde i det omfang det er nødvendigt og aftalt med institutlederen.
Om dig
Du har relevant uddannelsesmæssig baggrund, f.eks. en kontoruddannelse, samt erfaring fra en lignende stilling, gerne fra en uddannelses- og forskningsinstitution.
Du har flair for administration og arbejder struktureret. Du er initiativrig og kan lide at sætte ting i gang, men også at gennemføre dem og at følge også rutineprægede opgaver til dørs.
Du trives i et job med kompleksitet i et fagligt, engageret uddannelses- og forskningsmiljø, hvor udvikling og innovation præger dagsordenen og hverdagen. Da vi arbejder med kunstneriske og kreative uddannelser, er grundlaget også altid en dagligdag med masser af kreative benspænd og uforudsigelighed.
Du forstår værdien af en god arbejdskultur og sociale fællesskaber. Og du bidrager til den gode og produktive stemning, når mennesker mødes for at samarbejde og udvikle ting sammen.
Vi forestiller os desuden, at du:
- har gode system- og IT-færdigheder og er særlig skrap til Excel. Erfaring med de statslige systemer: IndFak og RejsUd vil være en fordel, men ikke et krav.
- er talstærk og god til at læse og arbejde med budget og regnskab.
- indgår naturligt med kolleger i samarbejder og bidrager konstruktivt i disse sammenhænge
- befinder dig godt med at arbejde på tværs af fagligheder
- er en god formidler såvel skriftligt som mundtligt
- taler og skriver engelsk på højt niveau
Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer ugentligt. Det er dog også muligt at stillingen kan besættes på deltid (4 dage om ugen).
Stillingen er omfattet af Det Kongelige Akademis flekstidsordning, hvilket giver mulighed for medindflydelse i arbejdstidens tilrettelæggelse.
Ansættelse og aflønning sker i henhold til OAO-S-Fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) mellem Skatteministeriet og HK Stat. Basislønnens indplacering vil være løngruppe 2, sats II.
Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg afhængig af dine kompetencer og erfaring.
Ansøgningen
Ansøgning bilagt CV og uddannelsesdiplom skal sendes via ”Søg stillingen” senest den 3. august 2025. Ansøgningsmateriale modtaget efter ansøgningsfristen vil ikke blive taget i betragtning.
Ansættelsessamtaler forventes afholdt i uge 33.
Yderligere oplysninger
Oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til institutleder Anders Thulin på tlf.: 4170 1652 og mail: athu@kglakademi.dk.
For oplysninger om ansøgningsprocessen og e-rekrutteringssystemet, kontakt HR-medarbejder Lykke C. Ortega på tlf. 4170 1695 eller mail: lcoo@kglakademi.dk
Du kan finde yderligere oplysninger om Det Kongelige Akademi på vores hjemmeside .
Det Kongelige Akademi er en mangfoldig arbejdsplads, som anser diversitet for at være en styrke. Vi opfordrer derfor alle kvalificerede og interesserede ansøgere til at søge stillingen.