Kontorassistent til Naturhistorisk Museum i Aarhus

Brænder du for at skabe struktur, sikre god service og holde styr på mange forskellige administrative opgaver i en levende og meningsfuld hverdag? Naturhistorisk Museum i Aarhus søger en alsidig og engageret kontorassistent, der kan bidrage til den daglige drift af museets administration, økonomi og butik – og som trives i et miljø, hvor ingen dage er helt ens.

Om stillingen

Som kontorassistent bliver du en central del af museets administration, der hører under afdelingen drift- og administration. Du vil arbejde tæt sammen med kollegaer på tværs af huset og understøtte både administration, økonomi og butiksdrift. Stillingen spænder bredt. Fra administrative opgaver, bogholderi, publikumsservice til praktiske opgaver. Der er tale om en fuldtidsstilling (37 timer), der kræver tilstedeværelse. Hjemmearbejdsdage er ikke en mulighed.

Dine primære arbejdsopgaver

Administration

• Håndtering af hovedmail, e-Boks og intern post

• Løbende opdatering af kontakt- og kontorartikellister

• Bestilling og håndtering af kontorartikler, rengøringsartikler, te og personale-kaffe

• Bestilling og anretning af mødeforplejning og øvrige praktiske forberedelser til møder

• Modtagelse af pakker og post samt orientering til kollegaer herom

• Køb af jubilæums- og afskedsgaver samt intern advisering om fødselsdage

• Arkivering af data, herunder arbejdstidsskemaer samt opdatering af mailarkiv

• Håndtering af kundehenvendelser og refunderinger via vores billetsystem, SafeTicket

• Udsendelse af invitationer ifm. udstillingsåbninger

• Udarbejdelse af lister i Excel og hjælp til kollegaer hermed
  

Økonomi

• Bogføring af webshopordrer, timesedler samt holde styr på kontanter og donationer

• Håndtering af debitorer, fakturering, EAN-salg og rykkere

• Udførelse af Document Capture og Expense Management opgaver og udarbejdelse af konteringsbilag

• Hjælp til forberedelse af årsregnskabsafslutning

• Oprettelse af kreditorer og debitorer samt økonomisk informations- og bilagssøgning

• Controllerlignende opgaver ifm. økonomiske afstemninger og korrekt kontering

Butikken og publikumsservice

• Ansvar for webshoppen og her løbende opdatering af brugerinformation

• Afløsning i butikken i frokostpauser og ved sygdom samt assistance i højsæsonsuger

• Varemodtagelse, lageroprydning/optælling og genopfyldning

• Varebestilling i særlige situationer

• Telefonbetjening og servicering af besøgende til museet

• Forefaldende arbejde inden for butiksdrift

Vi søger en kollega, der

• Har erfaring med administrative opgaver – gerne fra en offentlig eller kulturel organisation

• Arbejder systematisk, selvstændigt og kan holde overblik over både faste og ad hoc-opgaver

• Er servicemindet, imødekommende og trives med mange forskellige kontaktflader

• Har gode IT- og Excel-kompetencer

• Har erfaring med Microsoft Business Central 365

• Er fleksibel og kan håndtere perioder med skiftende arbejdsopgaver

• Har blik for detaljer og en naturlig lyst til at få tingene til at fungere

• Der bidrager til at udvikle museets drift og administration
  
  

Vi tilbyder

• En spændende hverdag i et inspirerende museumsmiljø

• Gode kolleger, en uformel tone og stor variation i arbejdsopgaverne

• Et arbejdsfællesskab hvor vi kerer os om hinanden

• En ambitiøs arbejdsplads med fokus på it-understøttede arbejdsgange

• Muligheden for at arbejde i krydsfeltet mellem kultur, forvaltning og publikum

• En kulturinstitution med et vigtigt formidlingsformål

Ansøgning

Stillingen er med start den 1. februar 2026.

Ansøgningsfristen er søndag den 07. december 2025.
Vi forventer at afholde samtaler i uge 50 2025.

Ansøgning, CV og andre relevante bilag sendes til
Drifts- og administrationschef Anders G. Jacobsen
på ansoegning@nathist.dk

Om Naturhistorisk Museum i Aarhus:
Naturhistorisk Museum i Aarhus er en 104 år gammel selvejende museumsvirksomhed under museumsloven. Museets drift er baseret på årlige bevillinger fra Kulturministeriet, Aarhus Universitet og Aarhus Kommune samt på museets egne indtægter, navnlig fondsbevillinger. Museet beskæftiger i alt 50 personer fordelt på 30 årsværk inden for forskning og samlinger, formidling og kommunikation, drift og administration samt projektenheden Nature & Science Museum Aarhus. Omgivet af egetræer og søer er museet smukt beliggende i Universitetsparken i Aarhus og byder på masser af oplevelser i naturens verden.