Vil du være med til at understøtte topledelsen i en politisk styret organisation? Trives du i en hverdag, hvor to dage sjældent er ens, og hvor din planlægning og dit samarbejde med organisationen er med til at sikre en smidig hverdag for kommunens øverste ledelse, borgmester og byråd? Og har du en skarp sans for detaljen, samtidig med at du evner at holde overblikket? Så er det måske dig, vi søger!

Vi søger en selvstændig og initiativrig direktionsassistent til Sekretariatet i Borgerservice og organisation. Din primære opgave bliver at understøtte direktionen og især én af kommunens tre direktører. Du får ansvaret for flere politiske udvalg med opgaver som dagsordener og mødeplanlægning. Du vil derudover spille en vigtig rolle i teamet, der fungerer som bindeled mellem organisationen og det politiske system. Sammen arbejder vi på at få hverdagens opgaver til at gå op for direktionen og sørge for, at de politiske beslutningsprocesser forløber effektivt og uden problemer.

Om jobbet og dine opgaver
Som direktionsassistent får du ansvar for en række vigtige opgaver. Det er vigtigt, at du er struktureret og initiativrig. Dine opgaver omfatter blandt andet:

• At håndtere direktørens indbakke og styre kalenderen.
• At forberede møder og følge op på dem, herunder at indsamle relevant materiale.
• At holde styr på deadlines, koordinere opgaver og følge op på bestillinger i organisationen.
• At fungere som sekretær for en række politiske udvalg, hvor du samler dagsordenerne, korrekturlæser og koordinerer rettelser.
• At sikre journalisering og varetage administrative opgaver med sikker hånd.
• At planlægge, booke og koordinere både interne møder og møder med eksterne samarbejdspartnere. Herunder at bestille mødeforplejning. 
• At bidrage til planlægning og afvikling af valg, herunder kommunalvalg, folketingsvalg og folkeafstemninger.
• At håndtere tværgående opgaver i sekretariatet som fx politisk mødeplanlægning, planlægge og afvikle arrangementer, koordinere rejseaktiviteter mv.

Om dig
Vi leder efter en ny kollega, der kan arbejde struktureret og bevare overblikket i en hverdag, hvor alt ikke altid går som planlagt. Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende, men vi ser gerne, at du:

• Har erfaring med at støtte og servicere ledere, gerne i en kommune eller en politisk styret organisation.
• Er god til at koordinere, planlægge og overholde deadlines, men også kan gribe uforudsete opgaver.
• Kan prioritere dine opgaver og bevare roen i travle perioder.
• Har blik for en god sagsfremstilling og kan læse korrektur.
• Er imødekommende, serviceminded og god til at skabe relationer på tværs af organisationen.
• Kan få kollegaer og samarbejdspartnere til at levere til tiden.
• Er fleksibel og har en naturlig fornemmelse for, hvor du kan hjælpe.

Lidt om os 
Du bliver en del af et stærkt og engageret team i Borgerservice og Organisation, hvor vi værdsætter samarbejde og høj faglighed, og hvor vi har en uformel tone og plads til høje grin i hverdagen. Vi spænder bredt hvad angår alder, erfaring og uddannelsesbaggrund, og bruger hinanden til sparring og videndeling på tværs. Du får fleksibilitet i hverdagen, og vi er gode til at planlægge sammen, så vores kompetencer bringes i spil i de fælles opgaver. 

Du får to nære kollegaer i Sekretariatet og et tæt samarbejde med de øvrige stabsfunktioner, der også understøtter direktionen og det politiske niveau. 

Sekretariatet er organisatorisk forankret i kommunens stabscenter Borgerservice og organisation, som også omfatter Digitalisering, Jura og udbud, HR, Kommunikation, Økonomi, Løn og Regnskab, Borgerservice og Ledelse og udvikling. Centeret er kommunens stabscenter, og vores fornemmeste opgave er at understøtte resten af organisationen. 

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer om ugen med fleksibilitet i arbejdstiden. Løn- og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst, med mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer.

Arbejdssted: Egedal Rådhus, Dronning Dagmars Vej 200, 3650 Ølstykke – lige ved Egedal Station.

Ansøgningsfrist og samtaler
Ansøgningsfristen er onsdag d. 19. marts, og vi afholder samtaler den 25. marts med eventuelle anden samtaler den 27./28. marts. Stillingen ønskes besat pr. 1. maj 2025.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte centerchef Ane Hag på tlf. 7259 7265.

Vi glæder os til at høre fra dig!