Vi tilbyder en spændende og alsidig administrativ stilling tæt på de politiske og strategiske beslutninger i Aarhus Kommune. To dage er sjældent ens i Rådmandssekretariatet, og er du en holdspiller med et godt overblik, et fleksibelt mindset, flair for IT-systemer og en god arbejdsstruktur, er du måske vores nye kollega.

Om jobbet:
Rådmandssekretariatet betjener rådmanden og direktøren for Kultur og Borgerservice i deres politiske og administrative arbejde og fungerer dermed som et vigtigt bindeled mellem forvaltningerne og det politiske niveau. Derudover betjener Rådmandssekretariatet Kulturudvalget og øvrige byrådspolitikere, blandt andet ved at besvare spørgsmål og yde faglig sparring inden for vores ansvarsområde. Vi står også for strategisk kommunikation, herunder bl.a. kontakten til pressen. Vi er ni kolleger i to teams: et sekretariatsteam og et kommunikationsteam.

Opgaverne er mange og varierede. Vi har behov for en kollega, der både er IT-kyndig og træfsikkert mestrer administrative opgaver og arbejdsgange. Du får en væsentlig rolle og ansvar i følgende opgaveområder:

• Du bliver ansvarlig for Kultur og Borgerservices hovedpostkasse og for Rådmandssekretariatets funktionspostkasse. Du visiterer og håndterer mail-henvendelser, og du sender sager ud i organisationen med blik for effektivt sags-flow. 
• Du opretter og udsender dagsordner i First Agenda til flere faste mødefora, som sekretariatsbetjenes i Rådmandssekretariatet
• Du klargør mødematerialer, forbereder og indhenter fx baggrundsmaterialer til rådmandens og direktørens møder og aktiviteter.
• Du bliver administrator og superbruger på nogle af de IT-systemer og IT-platforme, vi anvender. Det er fx mødesystemet First Agenda og ESDH-systemet Get Organized (fra 2027 F2). 
• Du får en central rolle i implementeringen af Aarhus Kommunes nye ESDH-system, F2, i Kultur og Borgerservice. Sammen med dine kollegaer varetager du de opgaver, der følger af det faglige systemejerskab, og du bliver én af Kultur og Borgerservice’ specialister på systemet. 
• Du bliver webadministrator og får redaktørrettigheder til Aarhus Intra
• I samarbejde med kollegaerne i sekretariatstemaet kommer du til at udvikle og optimere sagsgangene i Rådmandssekretariatet og den øvrige organisation

Derudover er du også er inde over disse opgaver: 

• Håndtering af indsigter efter databeskyttelseslovgivningen
• Administrering, oprettelse og redigering af skabeloner i Dynamic Template
• Generelle administrative drifts- og ad hoc-opgaver som fx kalenderstyring, koordinering og mødeplanlægning
   

Din faglige profil:
Vi forestiller os, at du: 

• har en relevant uddannelse inden for administration og kontor, fx som administrationsbachelor
• har erfaring som koordinator eller sekretær og/eller med ledelsesunderstøttelse i en politisk styret organisation
• har indgående kendskab til Office-pakken, og kender mindst et af de systemer, du bliver administrator på. Du er generelt interesseret i IT og har flair for at navigere i mange forskellige systemer
• har et godt overblik, ordenssans og arbejder struktureret
• er god til at håndtere uforudsigelighed og ændringer uden at miste blikket for de overordnede strukturer. Der dukker løbende opgaver op, som skal prioriteres, og det er et vilkår at tingene ændrer sig. Derfor er du god til at balancere struktur og planlægning med fleksibilitet i opgaveløsningen 
• formulerer dig godt mundtligt og skriftligt  

Din personlige profil:

• Du er en holdspiller, der byder ind og tager ansvar i det faglige og i det kollegiale fællesskab
• Du går positivt til udfordringer og er ikke bange for at søge sparring
• Du er imødekommende, venlig og servicemindet og god til at samarbejde med mange forskellige parter
• Du er effektiv og er god til at se, hvis der er sagsgange eller opgaver, som kan løses på en bedre måde
• Du trives i en afvekslende og travl hverdag

Derfor skal du vælge os:
Kollegafællesskabet i Rådmandssekretariatet er stærkt og præget af et tæt samarbejde, hvor vi udvikler os sammen. Vi har et særligt fokus på at styrke tværfagligt samarbejde og skabe et dynamisk samspil med resten af organisationen. Vores uformelle omgangstone giver plads til humor og gode samtaler om det, der rører sig omkring os.

Hos os har du gode muligheder for at udvikle dig både fagligt og personligt.

Løn og ansættelsesvilkår:
Løn og ansættelsesvilkår vil være i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af kvalifikationer.

Ugentligt timetal: 32

Vi håber du kan starte 1. marts 2026.

Hvis du vil vide mere:
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til sekretariatschef Anne Steensgaard, tlf.: 4185 9032  

Ansøgning
Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.
 
Ansøgningsfrist: 6. januar 2026

1. samtale finder sted den 12. januar. 2. samtale finder sted den 26. januar. 
 
Om Kultur og Borgerservice – Vi bevæger Aarhus med SMIL
Kultur og Borgerservice skaber i samspil med Aarhus’ borgere rammerne for en god by. Vi fokuserer på at gøre det gode kultur- og fritidsliv tilgængeligt og inkluderende for alle, og vi holder fast, når fundamentet for demokrati bygges. Det styrker fællesskabet og øger borgernes trivsel, dannelse og livskvalitet. 

Vi bevæger Aarhus, og vi har givet hinanden et løfte om at gøre det med SMIL - Samspil, Mod, Inspiration og Livsglæde - vores fælles værdier.

Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgerne og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt, og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus en god by for alle. 

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!