Drømmer du om en specialistrolle i et helt unikt miljø, hvor du er omgivet af topforskere og studerende fra hele verden? Så er dette job lige noget for dig. Vi tilbyder en stilling hvor du får ansvar for instituttets ph.d.-ansættelser fra indskrivning til afslutning af ph.d.-studiet og hvor du bliver go-to person , når det gælder regler og retningslinjer på området.

På DTU Energi ønsker vi at samle de administrative opgaver, der relaterer sig til ph.d.-området og du vil som vores nye medarbejder få mulighed for at fordybe dig i gældende processer, regler og retningslinjer. 

Du vil arbejde tæt sammen med vores ph.d.-vejledere samt instituttets ph.d.-skoleleder og ph.d. skolens sekretær. Du deltager i ph.d.-udvalgsmøderne og træder naturligt ind i ph.d.-skolens udvalgsarbejde, når der er brug for dig. Du vil også arbejde tæt sammen med de administrative koordinatorer, der varetager personaleopgaver generelt i instituttets forskningssektioner. Vi har et ph.d.-administrativt netværk på tværs af DTU, som du også vil deltage i.

Administrative opgaver
Dine primære arbejdsopgaver vil være: 

• Ph.d.-stillingsopslag i samarbejde med ansættende leder 
• Dialog med sektionsledere/vejledere om ansættelses- og godkendelsesprocessen af ph.d.-studerende samt afslutningen på ph.d.-uddannelsen 
• Skarp opfølgning på deadlines i forbindelse med aflevering af afhandling og planlægning af ph.d.-forsvar
• Oprettelse af ph.d.-personalesager og journalisering af dokumenter og kursusbeviser
• Håndtering og tjek af diverse dokumenter inden de sendes til godkendelse hos ph.d.-udvalget
• Rådgivning i forbindelse med udlandsophold og specialkurser 
• Medarrangør af vores årlige ph.d.-symposium og ph.d. vejledningsworkshop

Det vil være en fordel, hvis du har:

• Erfaring med ph.d.-administration
• Erfaring fra et internationalt universitetsmiljø.

Du kan forvente, at dine opgaver udvikler sig over tid, ligesom administrative opgaver løbende digitaliseres, og IT-systemer opdateres. Du trives med forandring og ønsker at være en naturlig del af udviklingsprocesserne. 

Din profil
Du har et godt overblik kombineret med den struktur, der er nødvendig for at styre mange sideløbende opgaver. I forlængelse af dette har du evne for at kigge frem i tid og handle proaktivt.

De mange (internationale) kontakter i jobbet stiller krav til dine kommunikationsevner samt din kulturelle forståelse for og accept af, at folk er forskellige. Du skal derfor have en god diplomat i maven og vide, hvornår du skal søge det gode kompromis, og hvornår du skal stå fast. Derudover rummer dit CV:

• En administrativ uddannelse eller en videregående uddannelse i fx sprog
• Erfaring fra en koordinerende og supporterende rolle
• Gode IT-kundskaber, herunder motivation og evne til at lære nye programmer og værktøjer, bl.a. Oracle Cloud og SharePoint
• Motivation og evne til at vejlede kolleger i forbindelse med de administrative retningslinjer på ph.d.-området, retningslinjer som kommunikeres overordnet fra DTU og på institutniveau
• Særdeles gode evner på dansk og engelsk, skriftligt såvel som mundtligt

Din nye arbejdsplads
Du får din daglige gang på Lyngby Campus i et spændende og internationalt miljø med topforskere fra store dele af verden. Vi er ca. 250 medarbejdere fordelt på syv forskningssektioner og tre teams, hvor sidstnævnte bidrager med viden om og hjælp til forskningen både administrativt og teknisk. I Team Administration er vi i alt 16 personer, der på forskellig vis bidrager med administration og support. Dine nærmeste kolleger bliver de syv administrative koordinatorer og de kolleger, som arbejder med indkøb og husets daglige drift. Stemningen på vores institut er god. Vi har en uformel omgangstone og sætter pris på at udveksle viden og erfaring. Fleksibilitet er en naturlig del af vores arbejdsform, og vi arbejder både fysisk på campus og kan have hjemmearbejdsdage.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat), overenskomst for akademikere i staten (AC) eller anden relevant overenskomst.

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest 30. juni 2024 . Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Leder af Team Administration, Christina Stenderup Jensen på chrisj@dtu.dk  eller 9351 1094.

Vi glæder os til at høre fra dig.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge stillingen.

The Department of Energy Conversion and Storage (DTU Energy) focuses on research and development of functional materials, components, and systems for sustainable energy technologies. The technologies include fuel cells, electrolysis, power-to-x, batteries, and carbon capture. The research is based on strong competences on electrochemistry, atomic scale and multi-physics modelling, autonomous materials discovery, materials processing, and structural analyses. We also focus on educating engineering students at all levels, ranging from BSc, MSc, PhD to lifelong learning students. We have about 270 dedicated employees. Read more about us at  www.energy.dtu.dk .

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.