Er du forandringsleder, som skaber tryghed, udvikling og retning, men som samtidig kan se de strategiske muligheder og trives i rammer, som ændrer sig i den kommende periode?  

Fællessekretariatet ved Institut for Materialer og Produktion (MP) og Institut for Matematiske Fag (MATH) på Aalborg Universitet søger en sekretariatschef med stærk ledelses- og samarbejdskraft, som kan understøtte den administrative drift og den strategiske udvikling af vores to institutter. Vil du arbejde i ledelsesrummet mellem stærke internationale forskningsmiljøer, eftertragtede uddannelser inden for det ingeniørvidenskabelige område og en veldrevet administration, har vi den rette udfordring for dig. 

Vi søger en strategisk stærk forandringsleder, som ledelsesmæssigt kan skabe tryghed og ro gennem de administrative forandringer, som Aalborg Universitet står over for. Du er central i forhold til at understøtte den strategiske udvikling af to meget stærke og eftertragtede internationale forskningsmiljøer.  

Vi glæder os til at kunne byde dig velkommen den 15. august 2026 eller snarest derefter. 

Jobbeskrivelse 

Som sekretariatschef leder og udvikler du sekretariatet og sikrer en smidig, professionel og sammenhængende administrativ understøttelse af institutternes kerneopgaver inden for forskning, undervisning og innovation. Din ledelsesopgave er både at sikre en integreret, effektiv og smidig administrativ understøttelse for alle, der er tilknyttet institutterne, og at skabe et godt arbejdsmiljø med arbejdsglæde og trivsel. 

Derudover er sekretariatschefen institutledernes nærmeste administrative sparringspartner og et centralt omdrejningspunkt for institutternes drift og udvikling. Du fungerer som en strategisk funderet støtte for institutledelserne og øvrige ledere med teoretisk og praktisk indsigt i uddannelses- og forskningspolitiske samt administrative kontekster. 

Du navigerer sikkert i en politisk styret organisation med mange interessenter og beslutningsveje. Du skaber overblik, prioriterer og driver fremdrift – og du skaber ro og tryghed i hverdagen gennem tydelig og tillidsskabende kommunikation. 

Du får ledelsesansvar for cirka 25 administrative medarbejdere, som arbejder inden for studieadministration, projektledelse og økonomi samt HR. I dag arbejder vi på to fysiske adresser i Aalborg Øst, og vi er organiseret i tre teams med en teamleder for hvert team. Den fremtidige organisering afventer flere analyser af det administrative område, både interne og politisk igangsatte. Det kommer til at betyde forandringer, som vi endnu ikke kender omfanget eller indholdet af.  

Vores kommende sekretariatschef leder sekretariatet godt gennem disse forandringer. Der lægges op til, at de administrative processer skal strømlines yderligere, og at teknologien udnyttes og effektiviseres, hvor det er muligt. Sekretariatschefen vil få en betydelig rolle i denne forandring. Det sker primært ved at skabe mening gennem involvering og tydelig kommunikation. 

Du refererer direkte til institutlederen på MP. Fællessekretariatet er organisatorisk forankret på MP, men betjener både MP og MATH. Rollen indebærer derfor et tæt samarbejde med institutledelserne og centrale nøglepersoner på tværs af de to institutter.  

Vores forventninger til dig 

Det vigtigste er, at du kan navigere sikkert i en kompleks organisation og være en tydelig, tillidsfuld leder. Vi forventer: 

• Flere års ledelseserfaring – gerne med personaleansvar – fra en større, kompleks organisation.
• Kendskab til og forståelse for universitetssektoren og/eller offentlig administration er en fordel.
• Indgående forståelse for økonomi, ansættelsesprocesser og administrative arbejdsgange.
• Erfaring med forandringsledelse – du kan skabe ro, retning og følgeskab.
• Tydelig og troværdig ledelsesstil – du gør det, du siger.
• Stærk situationsfornemmelse og dømmekraft – du ved, hvornår du går forrest, og hvornår du giver plads.
• Stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk og engelsk.
• Fysisk tilstedeværelse på campus i Aalborg Øst.  

Vi tilbyder 

Du bliver en central del af et positivt og dynamisk forsknings- og undervisningsmiljø på to institutter i vækst og under et fakultet, der rangerer blandt de bedste internationalt inden for ingeniørvidenskab. 

Du får et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling. Du får en bred kontaktflade på institut-, fakultets- og universitetsniveau med unikke muligheder for faglig og personlig udvikling – og for at omsætte god ledelse i praksis. 

Du får en fleksibel ramme, som du kan præge med dine ideer og kreativitet. Du vil komme til at arbejde med engagerede og fagligt dygtige kolleger, hvor der er stor vægt på trivsel og gode personlige relationer, og ikke mindst en spændende arbejdsplads med kort afstand mellem beslutning og effektuering. 

Kort beskrivelse af MP/MATH 

Institut for Materialer og Produktion har cirka 200 medarbejdere og 800 studerende.  

Institut for Matematiske Fag er opdelt i to sektioner og har cirka 40 medarbejdere og 200 studerende. 

Vi har et stærkt engagement i at levere teknologier og løsninger til de store samfundsmæssige udfordringer. Vores forskning bygger på et tæt samarbejde med nationale og internationale partnere som en central drivkraft for innovation, produktivitet og vækst i Europa.  

Mere detaljeret information om institutterne findes på vores hjemmesider: MP og MATH 

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:  

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen 
• CV 
• Eksamensbevis 
• Evt. relevante bilag 

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her. 

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside. 

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.  

Ansøgningsfrist er den 19. april 2026. Første samtalerunde afholdes torsdag d. 7. maj 2026 og anden samtalerunde tirsdag d. 19. maj 2026. Imellem første og anden samtalerunde anvendes personlighedstest og evt. case.

Øvrige informationer 
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her. 

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet. 

Løn- og ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse eller organisationsaftalen for kontorfunktionærer. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

***Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.*** 

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.