Har du lyst til at arbejde tæt på institutledelsen og være den, der får møder, beslutninger og opgaver til at hænge sammen i en travl hverdag?
Som ledelsesstøttemedarbejder ved Institut for Kemi og Biovidenskab bliver du en central del af sekretariatet, hvor du med overblik, fortrolighed og struktur understøtter institutleder og institutledelse i både drift og udvikling.
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med tiltrædelse den 1. juni 2026 eller efter aftale.

Dine arbejdsopgaver 
Du får en hverdag tæt på institutlederens opgaver og prioriteringer og et bredt samarbejde på tværs af instituttet. Du bliver bindeled mellem institutledelsen, sekretariatet og instituttets otte sektioner i samarbejde med dine kolleger i ledelsesstøtteteamet og får en nøglerolle i at sikre, at beslutninger bliver omsat til konkret handling.

En hovedopgave er at varetage den personlige assistentfunktion for institutlederen, hvis hverdag er præget af stor travlhed både på og uden for instituttet. Du arbejder systematisk og praktisk med kalenderstyring, prioritering af møder, dagsordener, mødeforberedelse og opfølgning på deadlines. 
Derudover deltager du sammen med ledelsesstøtteteamet i sekretariatsbetjening af udvalg og arbejdsgrupper. 

Dine kompetencer
Du har en relevant administrativ eller akademisk uddannelsesbaggrund, for eksempel en kontoruddannelse, en professionsbachelor eller en videregående uddannelse, der har givet dig solide administrative færdigheder. Det afgørende er, at du kan arbejde struktureret med sager, møder og processer og har lyst til at stå tæt på ledelsen i en hverdag, hvor både drifts- og udviklingsopgaver fylder.
Du har erfaring med administrativt arbejde og gerne med ledelsesbetjening eller sekretariatsopgaver. Gerne fra en offentlig eller større organisation. 
Du kan formulere dig klart og respektfuldt behersker dansk i både skrift og tale og kan arbejde på engelsk i en hverdag med internationale kolleger og samarbejdspartnere.
Som person trives du i tæt samarbejde med institutleder og sekretariatschef, hvor tillid, fortrolighed og gensidig sparring er afgørende. Du befinder dig godt i en hverdag med mange interessenter og formår at prioritere, sige til og fra på en konstruktiv måde og bidrage til, at samarbejdet fungerer. 

Hvem er vi
Du bliver en del af Institut for Kemi og Biovidenskab og indgår i instituttets sekretariat. Arbejdsmiljøet er præget af en uformel tone, høj hjælpsomhed og fokus på videndeling og læring. Vi lægger vægt på, at nye medarbejdere hurtigt bliver en del af fællesskabet, og at der er kort vej til sparring med kolleger, uanset om det handler om konkrete sager, systembrug eller prioritering af opgaver.
Vi ønsker høj kvalitet i opgaveløsningen, men også et miljø, hvor vi trives og har det sjovt.

Din nærmeste kollega er en ledelseskonsulent, som i øjeblikket er på barsel og forventes tilbage i foråret 2027. Indtil da vil du arbejde tæt sammen med vores barselsvikar i ledelsesstøtte. Derudover bliver du en del af et team med tre øvrige kolleger: en HR-koordinator, en kultur- og HR-medarbejder samt en strategisk fundingrådgiver.
Samlet set er sekretariatet omkring 20 medarbejdere fordelt på blandt andet økonomi, studieadministration og andre støttefunktioner.

Vi har en kultur, hvor du altid har en kollega, du kan række ud til, og hvor samarbejde på tværs er en naturlig del af vores måde at arbejde på. I teamet vil du blive værdsat for at bidrage til en god stemning, hvor man kan tale åbent om opgaver og dilemmaer, og hvor humor har sin plads i hverdagen.

Vi tilbyder fleksible rammer med mulighed for hjemmearbejde et par dage om ugen efter aftale, når opgaverne tillader det. Du får gode muligheder for faglig og personlig udvikling og kan løbende tage mere ansvar på udvalgte områder, hvis du har lyst. 

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:  

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen 
• CV 
• Eksamensbevis 
• Evt. relevante bilag 

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her. 

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside. 

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.  
Samtaler forventes afholdt løbende og man kan forvente at blive præsenteret for en lille case. 

Øvrige informationer 
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her. 

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet. 

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er enten i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) eller i henhold til overenskomst for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer. 

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen. 

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.