Er du en struktureret og serviceminded sekretær, der ønsker at bidrage til psykiatrien og gøre en forskel i en vigtig indsats? Vi søger en engageret sekretær til en delt rolle mellem sektionen for somatisk sygdomsopsporing og ledelsen af Økonomi- og Organisationsafdelingen.

I denne stilling vil du bruge cirka halvdelen af din arbejdstid på at støtte sektionen for somatisk sygdomsopsporing og den anden halvdel på at varetage generelle sekretæropgaver for Økonomi- og Organisationsafdelingen. Du vil få en varieret arbejdsdag, hvor du spiller en vigtig rolle i at sikre afdelingens daglige drift og understøtte de nødvendige administrative processer.

Om Sektionen for Somatisk Sygdomsopsporing
Sektionen blev dannet i Region Hovedstadens Psykiatri i 2021 med det formål at sikre bedre opsporing af somatiske sygdomme hos patienter i psykiatriske ambulatorier og understøtte opstart af behandling hos praktiserende læge. Sektionen er organisatorisk placeret i Økonomi- og Organisationsafdelingen, mens ansatte læger og sygeplejersker til dagligt arbejder på ambulatorierne. Sektionen består af en lægelig sektionschef, en projektleder, fem sygeplejersker og fem praktiserende lægekonsulenter, og indsatsen udrulles gradvist i regionens psykiatriske ambulatorier. Du vil være en del af dette tværfaglige arbejde og spille en vigtig rolle i at sikre en effektiv og koordineret indsats.

Om Økonomi- og Organisationsafdelingen
Økonomi- og organisationsafdelingen er en af flere afdelinger i vores centrale administration, der betjener direktionen og centerledelserne på vores psykiatriske centre. Afdelingen består af Sektion for Budget og Ø​​konomistyring, Sektion for Projekt- og Drift​​sunderstøttelse, Sektion for Organisation og P​​​lanlægning, Kompetencecenter for R​​ecovery og Sektionen for Somatisk Sygdomsopsporing.

Dine primære arbejdsopgaver
I rollen som sekretær for sektionen for somatisk sygdomsopsporing vil du bl.a. varetage:

• Vagtplanlægning og oprettelse og opdatering af kalendere for sektionens læger og sygeplejersker på tværs af ambulatorier, så personalefordelingen er effektiv og tilpasset centrenes behov.
• Kalenderstyring og kalenderoprettelse i SP for sektionens personale på tværs af ambulatorier.
• Patientplanlægning og flytning af aftaler ved ændringer i kalender og kapacitetsbehov.
• Planlægning og registrering af ferie for sektionens personale
• Dataudtræk fra SP og REDCap for at skabe overblik over indsatsen, understøtte indsatsens implementering og sikre overblik over patientflow.
• Bestilling af udstyr og materialer til sektionens daglige drift
• Mødeplanlægning og koordinering for sektionens aktiviteter, herunder booking af lokaler, dagsordener og mødeforberedelse.
• Dokumentation og skriveopgaver: Udarbejdelse og opdatering af arbejdsgange og interne retningslinjer.

Den resterende tid vil du supportere Økonomi- og Organisationsafdelingens ledelse med opgaver som:

• Daglig koordinering og support til stabschefen: Styring af kalender for afdelingens stabschef, koordinering af møder og afdelingsaktiviteter.
• Forberedelse og opfølgning på møder: Oprettelse af dagsordener, forberedelse af mødematerialer og referatskrivning
• Koordinering af større møder og arrangementer: Assistere ved planlægning af større møder og arrangementer, herunder praktisk koordinering.
• Ad hoc-opgaver: Hjælpe med diverse praktiske og administrative opgaver i afdelingen efter behov.

Vores forventninger til dig

• Du har en administrativ uddannelse som kontorassistent, sekretær, lægesekretær eller lignende, gerne med erfaring fra sundhedssektoren eller offentlige institutioner.
• Du har erfaring med kalenderstyring og administrative systemer
• Du har meget gerne erfaring med SP og erfaring med REDCap er en fordel.
• Du kan håndtere mange opgaver samtidig og bevarer overblikket i en varieret hverdag
• Du arbejder struktureret og selvstændigt med sans for detaljer og tager ejerskab for dine opgaver
• Du har stærke kommunikationsevner og en professionel og serviceminded tilgang.
• Du har gode IT-kundskaber og kan bruge Microsoft Office-pakken sikkert og effektivt.

4 gode grunde til at søge jobbet

1. En central rolle i en vigtig indsats: Du får en vigtig rolle og bidrager til effektiv drift af den nye somatiske indsats i psykiatrien, hvilket giver dig mulighed for at gøre en forskel i patienters liv.

2.Du sikrer fokus på kerneopgaverne: Som sekretær håndterer du de administrative opgaver, hvilket giver dine kolleger mulighed for at fokusere på deres primære arbejdsområder og gør det lettere for afdelingen at koncentrere sig om økonomi og organisationsudvikling.

3. Fleksibilitet i arbejdstider: Fleksible arbejdstider og mulighed for hjemmearbejde efter aftale.

4. Attraktive medarbejderfordele: Vi har til huse på ydre Østerbro og tilbyder en god frokostordning i egen kantine, massageordning samt mulighed for gratis personaleparkering.

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er en fuldtidsstilling med tiltrædelse 1. februar 2025.

Du ansættes i henhold til overenskomst for lægesekretærer eller administrations- og IT-personale m.fl. Du er under ansættelsen omfattet af de til enhver tid gældende arbejdstidsregler indgået mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn og HK Kommunal.

Arbejdssted er Økonomi- og organisationsafdelingen, Kristineberg 3, København Ø.

Vil du vide mere?
Har du nogle spørgsmål, eller ønsker du at vide mere om stillingen og afsnittet, er du meget velkommen til at kontakte projektleder Tina Due på tlf. 23 46 22 71.

Du kan læse mere om Region Hovedstaden Psykiatri på vores hjemmeside https://www.psykiatri-regionh.dk/

Send din ansøgning, CV samt uddannelsesbevis via linket her på siden senest søndag den 1. december 2024.

Vi forventer at holde samtaler onsdag den 11. december 2024.

Vi glæder os til at læse din ansøgning.