Sådan skaber du en god preboarding-proces

Preboarding-processen dækker over den afgørende periode, der går fra det øjeblik en ny medarbejder eller kunde modtager tilbud om ansættelse/samarbejde og frem til den faktiske start i virksomheden eller på opgaven. Det er en fase, der varer fra nogle dage op til flere uger.

Denne indsatsperiode er ekstremt vigtig af flere årsager. For det første er det afgørende for den nytilkomnes første indtryk og motiverede start, at der gives grundig vejledning og relevante informationer. Derudover skal vedkommende hurtigt få en fornemmelse af kulturen og fællesskabet for at falde til.

En velkoordineret preboarding-proces, hvor der er fokus på kommunikation, praktiske forberedelser og introduktion, er med til at mindske usikkerhed og skabe klarhed om forventninger. Dette danner grobund for en positiv startoplevelse og hurtig produktivitet.

Samtidig lægger en vellykket preboarding et solidt grundlag for det langsigtede samarbejde og ansættelsesforhold, idet den nytilkomne føler sig velkommen og forstået. Alt i alt er processen altså helt afgørende for rekruttering og fastholdelse.

Hvad er preboarding?

Preboarding er perioden mellem det tidspunkt, hvor en kandidat accepterer et jobtilbud, og indtil deres første arbejdsdag. Det er en kritisk fase, hvor den nye medarbejder går fra at være kandidat til at blive en integreret del af virksomheden. God preboarding handler om at skabe en tryg og positiv overgang, der får den nye medarbejder til at føle sig velkommen og godt forberedt, inden de starter.

Modsat onboarding, som begynder på første arbejdsdag, starter preboarding altså allerede ved underskrift af kontrakten. Det giver virksomheden en unik mulighed for at opbygge engagement og tilhørsforhold, før medarbejderen fysisk møder op på arbejdspladsen.

En effektiv preboarding-proces kan opdeles i følgende hovedområder:

God preboarding har flere dokumenterede fordele:

• Reducerer usikkerhed og nervøsitet hos den nye medarbejder
• Mindsker risikoen for, at kandidaten springer fra inden opstart
• Accelererer tiden til produktivitet
• Øger sandsynligheden for langsigtet fastholdelse
• Styrker employer branding gennem positiv kandidatoplevelse

Forskning viser, at virksomheder med strukturerede preboarding-programmer oplever op til 50% højere medarbejderfastholdelse i det første år og kan reducere time-to-performance med op til 30%. Derfor er det afgørende, at preboarding ikke blot bliver en eftertanke, men en strategisk prioritet i virksomhedens onboarding-program.

Det er vigtigt at huske, at preboarding ikke handler om at overloade den nye medarbejder med information, men om at dosere relevant viden og skabe en følelse af at være ventet og værdsat. Den rette balance mellem praktisk information og kulturel integration er nøglen til en vellykket preboarding.

Kommunikation er nøglen

Kommunikationen er den måske vigtigste del af en god preboarding-proces. Det er afgørende, at den nytilkomne medarbejder føler sig informeret om, hvad der venter. En god måde at sikre dette på er at sende en velkomstmail ved ansættelsen, hvori der gives praktisk information som kontaktdetaljer på relevante medarbejdere, oplysninger om IT som mailadresse og adgang til systemer. Et andet godt initiativ er at vedlægge et introduktionsbrev, hvor der kan beskrives forventninger til jobbet, kulturen, fælles værdier med mere.

For at give mulighed for dialog bør der afholdes et online orienteringsmøde, hvor spørgsmål kan stilles. Det er ligeledes en fordel at udpege en kontaktperson, som den nytilkomne har adgang til undervejs. Relevante kommunikationskanaler som intranet, nyhedsbreve og sociale medier bør anvendes til at formidle information løbende. Til sidst er det vigtigt at følge op med mails undervejs for at besvare eventuelle spørgsmål. En kombineret kommunikationsindsats giver den nytilkomne en fornemmelse af tryghed og forventningssikkerhed, hvilket er afgørende for at skabe en god preboarding-proces.

Gør det praktiske klar på forhånd

Det er yderst vigtigt, at det praktiske setup er på plads, inden den nytilkomne starter i stillingen. Dette vil gøre en stor forskel for vedkommendes første indtryk og oplevelse. Derfor bør der allerede ved ansættelse være fokus på de praktiske forberedelser.

IT-udstyret som computer, adgangskort og telefon er helt centralt, da den nyansatte hurtigt skal effektivisere arbejdsgangen. Udstyret bør derfor være klar og installeret, når vedkommende tiltræder stillingen.

Ligeledes skal arbejdsområdet som kontoret være fuldt møbleret med det nødvendige kontorinventar.

Adgangen til de relevante systemer, programmer og databaser skal være sat op i god tid, så den nyansatte straks kan gå i gang med opgaverne. Også nøgler, adgangskort og andre effekter der skal til for at komme ind og ud af bygninger og kontorer bør være parat.

Det er ligeledes vigtigt, at kontrakter, stillingsbeskrivelser og øvrig personalepolitik er sendt i god tid. Endelig bør der bookes møder, så første dag kan byde på en grundig introduktion til stillingen og kulturen. Alt i alt vil et sådant grundigt praktisk forarbejde give den nytilkomne en helt rolig start og bidrage til en positiv startoplevelse.

Til sidst er det en fordel at fremhæve de fælles aktiviteter, frivillighedsordninger og sociale arrangementer. Formålet med dette er at give en god introduktion til kulturen og fællesskabet, da dette gør starten langt nemmere for den nytilkomne medarbejder. En god introduktion til kulturen og fællesskabet er med til at skabe en positiv oplevelse fra første dag.

Fra dag ét: Sådan sikrer du en vellykket start for den nye medarbejder

En vellykket preboarding-proces starter allerede fra den første dag, en ny medarbejder bliver ansat. At give den nye medarbejder en varm velkomst og forberede deres ankomst grundigt kan hjælpe med at skabe en følelse af tilhørsforhold fra starten.

Inden den første arbejdsdag er det vigtigt at:

1. Forberede en detaljeret plan for den nye medarbejders første dag og uge.
2. Sikre at alt nødvendigt udstyr og adgang er klar.
3. Informere eksisterende team om den nye kollegas ankomst.

På den første dag bør du:

1. Give en grundig introduktion til virksomhedens kultur og værdier.
2. Præsentere nøglepersoner og afdelinger.
3. Gennemgå praktiske detaljer som sikkerhedsprocedurer og personalepolitikker.

I de følgende dage og uger er det afgørende at:

1. Følge op regelmæssigt og være tilgængelig for at besvare spørgsmål.
2. Opmuntre den nye medarbejder til at læse mere om virksomheden og deres rolle.
3. Være opmærksom på, hvordan du kan hjælpe med at lette overgangen til det nye job.

Ved at fokusere på disse aspekter kan du skabe en følelses af velkommenhed og sikre, at den nye medarbejder hurtigt bliver en integreret del af teamet. Dette bidrager til at skabe en positiv oplevelse fra dag ét og lægger grundlaget for en succesfuld og langvarig ansættelse.

En god preboarding er en stensikker investering

Det kan ikke understreges nok, hvor vigtigt det er, at virksomheder og organisationer prioriterer at etablere en struktureret og velkoordineret preboarding-proces. Selvom det kræver dedikerede ressourcer at tilrettelægge kommunikation, praktiske forberedelser og kulturel introduktion grundigt, så er investeringen det værd.

Gennem en vellykket preboarding opnås der nemlig mange væsentlige fordele. For det første vil rekrutteringsprocessen blive mere effektiv, da kandidaterne får et klart billede af arbejdspladsen og forventningerne til dem. Dermed undgås usikkerhed, som kan afskrække nogle.

Derudover vil den nyansatte hurtigere kunne få fuld produktivitet, da alt er tilrettelagt til en smidig start. Integrationen i kulturen og fællesskabet faciliteres. Dette er med til at øge trivslen og dermed sandsynligheden for, at medarbejderen bliver og udvikler sig i rollen.
Samlet set kan bedre fastholdelse af medarbejdere og kunder opnås som følge af den positive oplevelse, en vellykket preboarding giver.

Dette sparer omkostninger i forbindelse med udskiftning. Investeringen i en grundig preboarding-proces afkastes således mange gange gennem de store gevinster på bundlinjen.