Drømmer du om et varieret arbejde med administration, økonomistyring og kollegial sparring? Er du udadvendt, systematisk og analytisk, god til at prioritere, og har du stærke kompetencer inden for projektledelse?

Så læs om mulighederne hos os på Aalborg Universitet.

Vi søger en erfaren, dygtig og alsidig projektadministrator, der har lyst til at blive en del af et dynamisk sekretariats- og forskningsmiljø. Her arbejder du sammen med dygtige kolleger og fungerer som partner for forskere, der beskæftiger sig med fremtidens teknologi i et internationalt forskningsmiljø.

Stillingen er en fast fuldtidsstilling med arbejdssted i Aalborg og tiltrædelse den 1. december 2026 eller snarest derefter. Der er i øjeblikket overvejelser i organisationen om den fremtidige placering af projektøkonomiopgaverne på Aalborg Universitet, hvilket kan medføre, at området bliver omorganiseret.

Dine opgaver

De primære opgaver består i sammen med vores forskere at sikre en professionel håndtering af institutternes eksternt finansierede projekter. Vi har særligt fokus på at videreudvikle støtten til forskere med en portefølje af flere og større forskningsprojekter, typisk finansieret af EU eller større danske fonde.

Stillingsindholdet og opgaverne i teamet er i løbende udvikling, og opgaverne bliver fordelt mellem teamets medlemmer efter kompetencer og interesser. Opgaverne omhandler lige nu:

• Tovholderfunktion i forbindelse med ansøgninger og bevillinger, herunder fokus på regler, rammer og deadlines for de forskellige projekter og bevillinger fra EU samt statslige og private forskningsfonde
• Administrative projektledelsesopgaver, herunder rollen som bindeled til bevillingsgiver og konsortium, økonomisk afrapportering, organisering af konsortiemøder samt eventuel deltagelse i disse
• Udvikling og implementering af processer og værktøjer til projektledelse, herunder håndtering af forskningsdata
• Kvalitetssikring af ansøgninger og udarbejdelse af budgetter
• Sparring med den videnskabelige projektleder om fx strategi, fremtidige finansieringsmuligheder og projektplaner
• Netværksaktiviteter, både internt på AAU og i eksterne fora
• Administrative opgaver i tilknytning til projekter, såsom timeregistrering, rejser, indkøb og indrapportering af økonomiske nøgletal
• Kontakt til og administrativ supervision af fx virksomhedspartnere i forskningsprojekter
• Deltagelse i økonomiske og administrative opgaver, såsom udarbejdelse af ledelsesinformation samt tværgående rapporterings- og styringsopgaver med udgangspunkt i organisationens behov

Der vil således være tæt samarbejde med både forskere og administrative kolleger samt bevillingsgivere og virksomhedspartnere i ind- og udland.

Dine kompetencer

Vi søger en proaktiv, imødekommende og udadvendt kollega, der både kan bevare overblikket og samtidig har blik for detaljen. Derudover er det væsentligt, at du trives i et internationalt og foranderligt miljø, hvor opgaver og samarbejdsrelationer udvikler sig over tid.

Vi forventer, at du:

• har en relevant akademisk uddannelse
• arbejder struktureret og er samarbejdsorienteret, selvstændig og initiativrig
• har erfaring med administrativ projektledelse
• har kendskab til universitetssektoren og bevillinger til forskningsprojekter
• har indgående kendskab til budgetopfølgning og økonomistyring, herunder erfaring med Excel på superbrugerniveau
• kan agere sparringspartner for forskere, kolleger og samarbejdspartnere, både internt og eksternt
• har stærke kvalifikationer inden for mundtlig og skriftlig formidling på både dansk og engelsk og føler dig tryg ved at præsentere for større forsamlinger
• trives i et til tider hektisk og meget varieret job med skarpe deadlines
• har lyst til at lære nyt og sætte dig ind i opgaveområder, hvor din erfaring eller dine kompetencer endnu er uprøvede

Hvem er vi?
Fællessekretariatet for de to institutter, Materialer og Produktion samt Matematiske Fag, består af 25 dygtige kolleger, der tilsammen udgør den organisatoriske og administrative motor omkring institutternes ledelse. Vi har et meget tæt samarbejde med de videnskabelige kolleger. Arbejdet foregår med udgangspunkt i teams, hvor vores kompetencer supplerer hinanden, og hvor vi løfter i flok, selvom vi hver især har vores egne opgaver og ansvarsområder.

Som medarbejder er arbejdsdagene fyldt med spændende og udfordrende opgaver af meget forskellig karakter. Vi er helt tæt på den nyeste forskning og møder Danmarks universitets- og forskningspolitik i praksis.

Vi er en del af et internationalt miljø, hvor mange af de videnskabelige medarbejdere kommer fra udlandet, og hvor engelsk derfor bruges naturligt i mange sammenhænge.

Som universitet ønsker vi at tiltrække de bedste faglige kompetencer. Der er gode muligheder for at skabe en karriere og opnå resultater. Vi bestræber os på at være dygtige og omsorgsfulde kolleger og på at skabe et godt arbejdsmiljø med mulighed for sparring og udvikling.

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.

Samtaler forventes afholdt den 26. oktober og en eventuel anden samtale den 28. oktober.

Kandidater, der går videre til en eventuel anden samtalerunde den 28. oktober, vil blive bedt om at forberede og præsentere en mindre case.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Du ansættes og aflønnes efter overenskomsten for akademikere i staten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.
Du kan læse om lønnen og lønsammensætningen for stillingen i Lønoverblik i forbindelse med rekruttering - Akademiske (AC-TAP). Se det indledende afsnit på siden samt afsnittet ”Akademisk medarbejder”.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.