En flyvende start: Nøgleelementer i en god onboarding-proces
En flyvende start: Nøgleelementer i en god onboarding-proces
Onboarding er en kritisk proces for enhver virksomhed, der ønsker at fastholde og motivere sine medarbejdere fra dag ét. En vellykket onboarding kan bidrage til øget produktivitet, lavere personaleomkostning og en stærkere virksomhedskultur. I denne artikel undersøger vi nøgleelementerne i en effektiv onboarding-proces.
Før onboardingen og en medarbejder starter
Onboarding er en proces, der faktisk begynder allerede inden den nye medarbejder, møder op på første arbejdsdag. Der er vigtige forberedelser, som bør være på plads, for at onboardingsforløbet kan starte optimalt.
For det første bør man sende en omfattende velkomstpakke til den nyansatte et par uger før starttidspunktet. Denne pakke kan indeholde centrale informationer som jobbeskrivelse, organisationsdiagram, relevante virksomhedspolitikker, praktiske informationer om arbejdsstedet samt en introduktion til din virksomheds mission, værdier og kultur. Ved at give denne grundige information på forhånd, skabes der forståelse for virksomheden og forventningerne allerede før dag ét.
En anden kritisk forberedelse er at tildele den nye medarbejder en mentor eller buddy inden opstart. Mentoren bør være en erfaren medarbejder, som kan fungere som kontaktperson og guide gennem de første uger. Det anbefales, at mentoren kontakter den nyansatte på forhånd for at byde velkommen, svare på evt. spørgsmål og måske aftale en indledende uformel snak. Dette skaber tryghed og en følelse af at være velkommen til at starte.
For nogle stillinger kan det også give mening at afholde et introduktionsmøde eller -workshop, før den egentlige onboarding går i gang. Her får den nye medarbejder et førstehåndsindtryk af din virksomhed, processerne og forventningerne til rollen på forhånd.
Endeligt er det vigtigt at klargøre den nye medarbejders fysiske arbejdsplads ved at sørge for det nødvendige udstyr som computer, software, adgangskort mv. samt et klart skrivebord og evt. kontor. Ved at have en fuldt operationel arbejdsstation klar undgår du spildtid og frustration på første arbejdsdag.
Selve onboarding-processen
De første dage og uger af en onboarding er altafgørende for at sikre en succesfuld integration af den nye medarbejder. Denne intensive introduktionsperiode kræver en velstruktureret plan bestående af både formelle og uformelle aktiviteter.
Formelle træningsaktiviteter som virksomhedspræsentationer, e-læringskurser og jobskygning skal give et solidt fundament af viden og færdigheder relateret til jobbet. Uformelle aktiviteter som rundvisninger, teambuilding og networking er ligeledes vigtige for at den nye medarbejder lærer kulturen at kende og opbygger relationer.
Onboardingprogrammets indhold bør tilpasses den enkeltes stilling og erfaring. En nyuddannet har fx andre behov end en erfaren leder, og en sælger skal have andre kompetencer end en udvikler.
Hyppig feedback fra mentor og leder er centralt for at følge op på fremskridt og justere forløbet efter behov. Det sikrer en smidig onboarding og lukker eventuelle huller i oplæringen.
Ved at kombinere formelle og uformelle aktiviteter i et velstruktureret og tilpasset program understøttet af tæt opfølgning, skabes optimale betingelser for, at den nye medarbejder hurtigt integreres og bliver produktiv.
Integration i virksomhedskulturen
En succesfuld onboarding handler ikke kun om at give den nye medarbejder de rette jobfærdigheder og faktuel viden - en mindst lige så vigtig del er at sikre integration i din virksomheds unikke kultur og værdisæt. Denne kulturelle indlejring opnås bedst gennem en kombination af formelle og uformelle aktiviteter.
På den formelle side kan det fx være værdikurser og oplæring i jeres virksomheds politikker, kodeks og forventede adfærd. Men den egentlige kulturelle forståelse opbygges i høj grad gennem uformelle aktiviteter som teambuilding, deltagelse i virksomhedsarrangementer og generel socialisering med kollegerne. Ved at blive en del af det sociale fællesskab lærer man implicit normer, traditioner og de adfærdsmønstre, der udgør kulturen.
Deltage i frivilligt arbejde eller CSR-initiativer på vegne af jeres virksomhed kan også være en effektiv måde at få indsigt i og opleve virksomhedens værdier i praksis. En stærk virksomhedskultur, som medarbejderen identificerer sig med, kan øge engagementet, trivslen og den langsigtede motivation markant.
Løbende støtte og evaluering
Onboardingprocessen er langtfra ovre efter de første par uger. For mange stillinger kan den fulde integration af en ny medarbejder tage flere måneder, hvor stadigt nye elementer skal læres. Det er derfor vigtigt at have en plan for løbende støtte og evaluering under den længerevarende onboardingfase.
Regelmæssige en-til-en samtaler og evalueringsmøder mellem den nye medarbejder og relevante parter som HR, mentor og leder er essentielle for at følge progressionen, adressere udfordringer og justere forløbet efter behov. Konkrete feedbackpunkter bør noteres og følges op på.
Samtidig bør man monitorere den nye medarbejders overordnede præstationer og målopfyldelse tæt i starten for at identificere eventuelle huller i oplæringen eller udviklingspunkter. Observation og konstruktiv feedback fra kolleger, der ser den nye medarbejder i aktion, kan også være en værdifuld datakilde.