Systemnørd med hjerte for mennesker? Så er det dig, vi leder efter 🔥👀

Er du typen, der elsker, når systemer, data og processer spiller sammen, og folk ved, hvor de skal gå hen for at få hjælp? Og kan du samtidig ikke lade være med at tænke: Det her må vi kunne gøre smartere? Så skal du læse videre.

Hos Coolshop er vi mere end 350 kolleger, der hver dag leverer de cooleste produkter til kunder i hele verden. Vi har høje ambitioner, korte beslutningsveje og en stærk tro på, at teknologi og AI kan gøre vores hverdag både nemmere og bedre.

I People & Culture har vi et solidt fundament med meget, der virker – og nu vil vi være endnu skarpere på vores processer, data og systemer. Derfor leder vi nu efter en People Operations Specialist, der vil tage ejerskab for alt det, der får hverdagen i People & Culture til at fungere. Din opgave bliver at sikre, at det hele spiller i hverdagen – og hele tiden finde muligheder for at gøre det endnu bedre.

Du bliver en tæt samarbejdspartner til vores People & Culture Manager, som har det overordnede ansvar for området. Du får dit eget ansvarsområde, masser af berøringsflader i organisationen og frihed til at sætte dit præg på, hvordan vi arbejder med People Operations i Coolshop.

🎯Det bliver dit ansvar

Kort fortalt: Du får ansvaret for, at der er styr på vores medarbejderrejse, vores People-processer, og alle de systemer og data, der binder det hele sammen.

• Eje vores People-systemer og medarbejderdata. Du har det samlede ansvar for vores HR-systemer, læringsplatforme, intranet, vagtplanlægning m.m. Du sikrer, at data er korrekte, systemerne fungerer, og informationerne hænger sammen på tværs. Du har styr på medarbejderdata gennem hele ansættelsesforløbet – fra første registrering til sidste arbejdsdag.
• Sikre en god medarbejderrejse fra start til slut. Du driver vores on- og offboarding og sørger for, at både det praktiske, administrative og systemmæssige er på plads. Fra kontrakt og systemadgange til introduktion, læringsflows, velkomstgave og en god første dag. Og når en kollega stopper, sikrer du, at det også sker ordentligt.
• Være ledernes naturlige go-to i den daglige HR-drift. Når spørgsmålene handler om ansættelsesvilkår, overenskomster, personalejura, ferie, fravær eller andre personaleadministrative forhold, er det dig, lederne går til. Du hjælper dem med at finde gode, ordentlige og brugbare løsninger – og ved, hvornår der skal trækkes på ekstern ekspertise.
• Have styr på HR-administrationen. Du håndterer kontrakter, tillæg, ændringer i ansættelsesforhold, ferie, fravær, barsel og alt det andet, der følger med. Du sørger for, at dokumentation, registreringer og deadlines er på plads, og at oplysninger til løn bliver håndteret korrekt og til tiden. Selve lønkørslen ligger hos vores økonomiafdeling.
• Sikre compliance og ordentlighed. Du holder styr på, at vores People-processer, politikker og dokumentation lever op til gældende lovgivning, overenskomster og GDPR. Når noget ændrer sig, sørger du for, at det bliver omsat til praksis – ikke bare skrevet ind i en politik.
• Holde sammen på People-hverdagen. Du koordinerer med ledere, IT, Økonomi/løn og eksterne samarbejdspartnere, følger op på opgaver og sikrer, at tingene ikke falder mellem to stole. Du holder samtidig medarbejderhåndbog, intranet, organisationsdiagram og øvrigt People-materiale opdateret, så informationerne er nemme at finde og til at stole på.

🔧Sådan arbejder du

Vi leder efter en stærk People Operations-profil, der har den HR-faglige tyngde til at rådgive sikkert og samtidig er hjemmevant i systemer og motiveres af at gøre tingene smartere.

For dig handler god People Operations ikke kun om at løse opgaverne. Det handler også om at skabe en hverdag, hvor processerne er gennemtænkte, data er til at stole på, og systemerne hjælper os i stedet for at gøre tingene mere besværlige.

Du tænker i forbedringer. Når du møder en manuel proces, et unødvendigt Excel-ark eller en arbejdsgang, der bøvler, får du lyst til at gøre noget ved det. Du ser muligheder i automatisering, workflows og AI og har både nysgerrigheden og handlekraften til at føre idéerne ud i livet.

Du er stærk i systemer. Du forstår hurtigt, hvordan systemer hænger sammen, og du er ikke bange for at arbejde med opsætning, data, rettigheder og processer. Du behøver ikke kunne kode, men du har en naturlig teknisk forståelse og lyst til at udnytte de værktøjer, vi allerede har, bedst muligt.

Du er fagligt stærk. Du kender funktionærloven, ferieloven og overenskomsterne godt nok til at rådgive ledere med sikkerhed i hverdagen – og du ved præcis, hvornår en sag kalder på ekstern ekspertise. Lederne går til dig, fordi dine svar holder.

Du tager ejerskab hele vejen. Du nøjes ikke med at få en opgave fra hånden. Du følger den til dørs, sikrer kvaliteten og tænker over, hvordan løsningen fungerer for dem, der skal bruge den. For dig er en proces først god, når den også virker i praksis.

Og så ved du, at selv de bedste systemer ikke kan stå alene. Du er god til mennesker, kommunikerer klart og forstår, at løsningerne skal fungere for hele Coolshop – uanset om arbejdsdagen foregår på kontoret, lageret eller i butikken.

👀Hvem er du?

Du er typen, der får ro i maven, når tingene hænger sammen. Du elsker et gennemtænkt workflow, et rent datasæt og følelsen af, at en manuel proces endelig kører af sig selv. Du trives i en koordinerende rolle, hvor du holder mange bolde i luften, og du synes, det er tilfredsstillende at få de administrative opgaver gjort grundigt og til tiden. Du er struktureret og præcis – men ikke stiv. Du ved, at systemer findes for at gøre hverdagen nemmere for mennesker.

Du siger tingene, som de er, tager ansvar uden at blive bedt om det og går ikke på kompromis med kvaliteten. Samtidig er du nysgerrig på forretningen og menneskerne bag den – og du ved, at de stærkeste løsninger bygges sammen med dem, der skal bruge dem.

⚖️Hvor kommer du fra – og hvad kommer du med?

Vi tror ikke på én bestemt vej ind i rollen. Vi forestiller os, at du har nogle års erfaring fra en rolle inden for HR Operations, People Operations eller som HR-generalist, hvor du har haft fingrene nede i den daglige drift. Du har altså haft hands-on med systemer, processer og mennesker.

Du har prøvet kræfter med personaleadministration, ansættelsesforhold og rådgivning af ledere. Du har en god praktisk forståelse for personalejura og er vant til at arbejde selvstændigt i HR-systemer.

Måske kommer du fra en virksomhed inden for retail, e-handel, logistik eller produktion, hvor du har erfaring med både funktionærer, timelønnede og overenskomster. Måske kommer du fra en helt anden branche. Det vigtigste er, at du forstår, hvad god People Operations kræver, og har lyst til at tage ansvaret for det.

Har du arbejdet med Emply, Paycheck, HR-systemimplementering eller automatisering, er det selvfølgelig interessant. Men vi er mere optagede af din systemforståelse, din tilgang til opgaverne og din evne til at skabe gode løsninger end af, hvilke systemer du kender i forvejen.

Stor vægt lægges desuden på:

• Stærk HR-faglighed. Du rådgiver sikkert om personalejura, ansættelsesforhold og overenskomster – og du omsætter reglerne til brugbar praksis, ikke bare politik.
• Teknisk snilde og stærk systemforståelse. Du ser logikken i et workflow og ser sammenhæng i integrationerne og hvordan arbejdsgange kan optimeres og fine-tunes.
• Erfaring med at skabe de bedste løsninger indenfor et HR-system – du udnytter platformens fulde potentiale gennem opsætning, workflows og rettigheder.
• Sikker i data og Excel – og høj datadisciplin.
• Du har struktur i blodet og er analytisk af natur.
• Stærke koordineringsevner. Du trives med mange forskellige opgaver og har altid overblikket. Du følger op, rykker, når noget går i stå, og får de administrative opgaver gjort ordentligt – også dem, der ikke er glamourøse.

Din uddannelsesbaggrund er heller ikke det afgørende. Vi går mere op i, hvad du kan, hvordan du arbejder, og hvad du har lyst til at skabe sammen med os.

🚀Det får du hos os

Du får en rolle med reelt ejerskab, stor selvstændighed og mulighed for at gøre en mærkbar forskel i Coolshops hverdag.

Du kommer ikke ind til en People-afdeling, hvor alt skal bygges op fra bunden. Vi har et godt fundament, som du får mulighed for at udvikle, udfordre og gøre endnu stærkere.

Du får en leder, der giver dig plads, viser tillid og forventer, at du bruger din faglighed og siger din mening. Samtidig bliver du en del af en organisation med korte veje fra idé til handling, hvor vi hjælper hinanden, arbejder hårdt og husker at fejre vores sejre.

Og så får du selvfølgelig adgang til alle Coolshops medarbejdergoder – som du kan læse mere om her: https://jobs.coolshop.com/da/cool-workplace

⚙️Det praktiske

Timer: 37 timer om ugen

Arbejdssted: Coolshops hovedkontor i Nørresundby / Office-first 📍

Tiltrædelse: Hurtigst muligt – men vi venter gerne på den helt rigtige

Ansøgning: Send dit CV og svar på screeningsspørgsmålene. Fortæl os også gerne med dine egne ord, hvem du er, og hvorfor du har lyst til at være med hos os. En kort video på 1-2 minutter ville vi sætte stor pris på – den behøver ikke være poleret, bare være dig.

Proces: Vi følger kandidaterne tæt og indkalder løbende til samtale og slår til, når vi har fundet den helt rette – så vent ikke til deadline med at søge, hvis du kan mærke dig selv i stillingen.

Spørgsmål: Caroline Stigaard, People & Culture Manager, 📞 8188 0467 eller 📩 cast@coolshop.com