KØBENHAVNS KOMMUNE

Administrativ medarbejder med fokus på datakvalitet og brugervenlig formidling til Ejendomsservice i Københavns Ejendomme & Indkøb

Log ind eller opret en bruger for at bedømme din interesse
Ansøg
Log ind eller opret en bruger for at gemme job
Har du lyst til at understøtte tværgående administrative opgaver i et center, som er ved at implementere strategier med fokus på forretningens optimeringstiltag, videndeling og kundeservice?

Vi søger dig, der får energi af en hverdag med journalisering, fakturering, standardisering af arbejdsgange, og som vil være med til at sikre en høj kvalitet i vores administrative arbejde. Finder du det samtidig spændende at indgå i tværorganisatoriske projekter, hvor du kan byde ind med dine administrative og økonomiske kompetencer? Så er du måske vores nye kollega.

Driftsadministrationen i centret for Ejendomsservice søger en dygtig administrativ medarbejder med kompetencer inden for henholdsvis brugervenlig formidling og økonomi, der kan indgå i et team af flere administrative medarbejdere. Du er en rutineret bruger af Microsoft 365 med grundigt kendskab til Excel og har let ved at tilegne dig færdigheder i IT-systemer. Du trives med at indgå i mange samarbejdsrelationer og er imødekommende i dialogen med mange forskellige faggrupper.

Om Driftsadministrationen
Du er organisatorisk placeret i enheden Driftsadministration og refererer til chefen for Driftsadministration. Driftsadministration fungerer som en tværgående enhed i Center for Ejendomsservice i Københavns Ejendomme & Indkøb. Vi løser tværgående administrative og økonomiske opgaver med fokus på optimering af forretningsprocesser og videndeling til hele Center for Ejendomsservice. Driftsadministration er et team med mange fagligheder, hvor der i dagligdagen er plads til både faglig sparring og gode grin. Vi er en del af et livligt hus med aktivitetsbaseret kontorindretning, hvor din kontorplads kan skifte fra dag til dag.

Dine arbejdsopgaver
Du vil have en række faste opgaver, beskrevet i det følgende, men vil også løbende få ad hoc-opgaver, når du f.eks. bliver involveret i tværorganisatoriske projekter. Dine opgaver vil bl.a. indbefatte:

  • Planlægning og opfølgning på møder, herunder mødebooking i Outlook
  • Referatskrivning ved forskellige møder i centeret, fx ved tjenstlige syge- og fraværssamtaler og teammøder
  • Modtage og ekspedere indkomne opgaver i fællespostkassen i Outlook
  • Håndtere omposteringer og udlæg i Kvantum og andre opgaver inden for økonomisk drift
  • Controlling og hjælp til kvalitetssikring af data
  • Bidrage til centerets optimering af forretnings- og arbejdsgange
  • Kortlægning og implementering af arbejds- og kommunikationsprocesser
  • Ledelsesunderstøttelse på mellemlederniveau og på centerledelsesniveau med ledelsesrapportering, udarbejdelser af både business cases og oplæg.
Om dig
Som person brænder du for at sikre god service og brugervenlig formidling af f.eks. eksisterende og nye processer. Du har et godt overblik samtidigt med, at du interesserer dig for detaljen, også ved rutineopgaver. Du arbejder struktureret og er god til at planlægge dit arbejde i en travl hverdag. Du er en teamplayer, der også kan lide at være tovholder på flere tværfaglige opgaver.

Vi forestiller os derudover, at du

  • er kontoruddannet eller har en tilsvarende uddannelse med en solid og konkret erfaring med de nævnte arbejdsopgaver
  • er initiativrig og handlingsorienteret og byder ind med din hjælp og viden i teamet og centeret
  • har gode formulerings- og formidlingsevner, både skriftligt og mundtligt, og kan kommunikere med mange forskellige faggrupper
  • har en god forståelse for administrative processer og forretningsgange samt indsigt i journaliseringspligt og GDPR
  • udviser rummelighed og trives i et tværfagligt samarbejde, hvor du konstruktivt bidrager til at få løst de udfordringer, centret/enheden har .
Det vil desuden være en fordel, hvis du har erfaring med SAP, da kommunens økonomisystem Kvantum er SAP-baseret, specifikt udviklet til KK.

Løn- og ansættelsesvilkår
Vi tilbyder løn- og ansættelsesvilkår i henhold gældende HK-overenskomst. Stillingen er på 37 timer ugentligt og med tiltrædelse den 1. august 2021.

Arbejdssted
Din arbejdsplads er hos Ejendomsservice i Københavns Ejendomme & Indkøb på Borups Allé i København NV.

Mere information
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chef for Driftsadministration Pia Ravn på 2928 4233 indtil den 19. maj 2021.

Søg via nedenstående link senest mandag den 24. maj 2021
Vi forventer at afholde samtaler i uge 23 og 24.

Københavns Ejendomme & Indkøb
Københavns Ejendomme & Indkøb har ansvaret for Københavns Kommunes ejendomsportefølje og for, at vi køber effektivt ind i kommunen. Vores ca. 1.800 medarbejdere arbejder hver dag for en serviceorienteret ejendomsadministration og vedligeholdelse af kommunens mere end 2,6 mio. m2. Ligesom vi understøtter kommunens samlede indkøb på ca. 6,5 mia. kr. årligt.
Gennem effektiv ejendomsservice, drift og vedligehold og en professionel indkøbsorganisering frigør vi ressourcer til, at vores 45.000 kolleger i Københavns Kommune kan skabe en bedre hverdag for københavnerne.
Du kan læse mere om os på www.kobenhavnsejendomme.kk.dk

Log ind eller opret en bruger for at bedømme din interesse
Ansøg
Log ind eller opret en bruger for at gemme job
Del Link kopieret