Region Syddanmark

(Udløbet) Administrativ medarbejder og receptionist til Administrationen for Psykiatrien i Region Syddanmark

Ansøg
Log ind eller opret en bruger for at gemme job

Har du drive og et godt overblik? Kan du træffe selvstændige beslutninger, og har du blik for at få arbejdsdagen for vores administration til at fungere optimalt?
 

Psykiatrisygehuset i Region Syddanmark søger en administrativ medarbejder og receptionist, der kan understøtte og servicere Administrationen i en travl hverdag. Stillingen er forankret i Ledelsessekretariatet, der er en af Administrationens fire stabsfunktioner. Den administrative medarbejder har et tæt samarbejde med servicefunktionen, men derudover er der tale om en meget selvstændig stilling, hvor du aktivt præger og løbende forbedrer den administrative funktion.

Dine opgaver
Stillingen som administrativ medarbejder og receptionist  har mange facetter. De faste driftsopgaver fylder meget, men vi har en travl og ofte uforudsigelig hverdag, så der vil løbende opstå ad hoc-opgaver. Opgaveløsningen kræver en struktureret og systematisk tilgang, hvor du på sigt bidrager med at digitalisere og effektivisere arbejdsgangene.

Blandt de faste opgaver er:

  • Bemande vores reception: Tage imod gæster og samarbejdspartnere, som møder op fysisk på vores matrikel, og guide medarbejdere, som henvender sig med praktiske spørgsmål om stort og småt.
  • Ansvar for hovedpostkassen – dagligt videresende og følge op på indkommen elektronisk post.
  • Ansvar for hovedtelefonen.
  • Ansvar for, at husets faciliteter er opdaterede: mødelokaler, kontorartikler, rejsekort, kopimaskiner og infotavler.
  • Indkøb af kontorartikler, it-udstyr, mobiltelefoner og øvrige varer, samt godkende tilknyttede fakturaer i vores økonomisystem.
  • Modtage, registrere, udlevere og bortskaffe diverse it-udstyr.
  • Praktisk hjælp til opstart og afslutning af medarbejdere, blandt andet bestille ID-kort, indkøb af udstyr m.v.
  • Koordinere brugen af tjenestebiler.
  • Kontakt til psykiatrisygehusets og Sygehus Lillebælts serviceafdelinger i forhold til at koordinere opgaver og rekvirere hjælp ved planlagte og akutte praktiske opgaver.
  • Overblik over jubilæer i hele sygehuset, herunder korrespondance med afdelingerne og bestille diplomer og buketter.
  • Koordinere og håndtere julegaveindkøb til hele sygehuset.
  • Elevansvarlig i de ca. 3 måneder af året, hvor vi har en kontorelev i Ledelsessekretariatet.
  • Ved ferie og sygdom skal du understøtte vores servicefunktion med praktisk mødeafvikling og fordeling af fysisk post.

Dine kompetencer
Stillingen som administrativ medarbejder kræver, at du trives med at arbejde meget selvstændigt og har en engageret og ansvarsfuld indstilling til dine opgaver. Du er hurtig til at skabe overblik og har nemt ved at opnå indsigt i nye områder. Du arbejder struktureret og systematisk og har respekt for deadlines.
 

Du er imødekommende med et stort servicegen og har let til smil. Du er god til at opbygge samarbejdsrum og indgår ubesværet i en konstruktiv og åben dialog med både borgere, kollegaer og ledere.

Endelig har du erfaring fra en lignende stilling i en større offentlig eller privat virksomhed og en relevant uddannelse. Det er også et plus med et godt kendskab til MS Office-pakken og flair for it generelt
 

Vi forventer, at du har lyst til at indgå i og bidrage til afdelingens liv, både fagligt og socialt. Vi tager ansvar for hinanden og prioriterer tid til sparring og feedback. Omgangstonen er uhøjtidelig og fyldt med faglighed og humor. Du vil møde engagerede, dygtige og sjove kollegaer i et sygehus med fokus på patienten, faglighed, dialog og samarbejde.
 

Som en del af Administrationen er du også med til at sikre, at vi lever op til de vigtige strategiske indsatsområder i sygehusets udviklingsplan: http://www.psykiatrienisyddanmark.dk/wm367001
 

Om stillingen

Der er tale om en fuldtidsstilling, der ønskes besat pr. 1. marts 2021.

Ledelsessekretariatet understøtter og bistår sygehusledelsen og de psykiatriske afdelinger med blandt andet sekretariats- og kommunikationsopgaver. Vi er aktuelt 20 medarbejdere fordelt på et kommunikationsteam med syv medarbejdere og et sekretariatsteam med 12 medarbejdere, herunder tre deltidsansatte servicemedarbejdere, der håndterer fysisk post og servicerer køkken og mødelokaler.
Ledelsessekretariatet er en del af Administrationen, der med yderligere tre funktioner, Klinisk IT, HR og Økonomi og Planlægning, har cirka 110 medarbejdere. 

 

Vil du vide mere

Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte sekretariats- og kommunikationschef John Zola på telefon 92 43 69 21 og e-mail john.zola@rsyd.dk.

Løn og ansættelsesvilkår fastlægges i henhold til aftale mellem Danske Regioner og forhandlingsberettiget organisation
 

Administrationen holder til på Lille Grundet Hulvej 25, i Vejle.

Ansøgningsfrist  

Ansøgningen sendes senest torsdag den 14. januar 2021. Der holdes samtaler torsdag den 21. januar 2021.
 

Der er forventet tiltrædelse den 1. marts 2021.

 

Ansøg
Log ind eller opret en bruger for at gemme job
  • Afstand

    Opret en bruger for at udregne afstand.
  • Geografi:

    Lille Grundet Hulvej 25, 7100 Vejle

  • Oprettet:

    2020-12-18

  • Ansøgningsfrist:

    2021-01-14
  • Typer:

    Fuldtid

Del Link kopieret